Nebenleistungen im Mietvertrag: Was Vermieter wissen müssen

Nebenleistungen im Mietrecht bezeichnen alle Leistungen und Kosten, die zusätzlich zur Hauptmiete (Kaltmiete) anfallen. Die rechtliche Regelung dieser Nebenleistungen, insbesondere der Betriebskosten, ist in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) sowie in den §§ 556 ff. BGB kodifiziert.

Umlagefähige Betriebskosten

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) definiert in § 2 abschließend die umlagefähigen Kostenarten:

Grundsteuer: Objektbezogene Grundsteuer gemäß Grundsteuergesetz.

Wasserversorgung und Entwässerung: Wasserverbrauch, Grundgebühren, Abwassergebühren, Wartung von Wasserversorgungsanlagen.

Heizung und Warmwasserbereitung: Brennstoffkosten, Betriebsstrom, Wartung und Überwachung der Heizungsanlage, Emissionsmessungen, Kosten der verbrauchsabhängigen Erfassung.

Aufzug: Betriebsstrom, Überwachung, Wartung, Prüfung durch Sachverständige.

Straßenreinigung und Müllbeseitigung: Öffentlich-rechtliche Gebühren, Kosten privater Entsorgungsunternehmen.

Gebäudereinigung: Reinigung von Gemeinschaftsflächen, Ungezieferbekämpfung.

Gartenpflege: Pflege von Grünanlagen, nicht jedoch Neuanpflanzungen oder Umgestaltungen.

Beleuchtung: Strom für Außenbeleuchtung und Beleuchtung von Gemeinschaftsräumen.

Schornsteinreinigung: Gesetzlich vorgeschriebene Kehrarbeiten.

Sachversicherungen: Gebäudeversicherung, Haftpflichtversicherung, Glasversicherung.

Hausmeister: Kosten für Hausmeisterdienste, soweit diese umlagefähige Tätigkeiten betreffen.

Gemeinschaftsantenne/Kabelanschluss: Grundgebühren für Kabelfernsehen oder Gemeinschaftsantennenanlage.

Nicht umlagefähige Kosten

Folgende Kosten dürfen nicht auf Mieter umgelegt werden:

Instandhaltung und Instandsetzung: Reparaturen und Erhaltungsmaßnahmen am Gebäude sind Vermietersache und nicht umlagefähig (§ 535 BGB).

Verwaltungskosten: Kosten der Hausverwaltung, Kontoführungsgebühren, Rechts- und Steuerberatung sind nicht umlagefähig.

Instandhaltungsrücklage: Zuführungen zur Instandhaltungsrücklage bei Wohnungseigentümergemeinschaften sind nicht umlagefähig.

Leerstandskosten: Kosten leer stehender Einheiten dürfen nicht auf bewohnte Einheiten umverteilt werden.

Kapitalkosten: Finanzierungs- und Abschreibungskosten trägt der Vermieter.

Vertragliche Vereinbarung

Die Umlage von Betriebskosten bedarf der ausdrücklichen vertraglichen Vereinbarung (§ 556 Abs. 1 BGB). Ohne entsprechende Vertragsklausel sind Betriebskosten nicht umlagefähig.

Zwei Abrechnungsvarianten sind zulässig:

Vorauszahlung mit Abrechnung: Der Mieter leistet monatliche Vorauszahlungen. Der Vermieter erstellt jährlich eine Betriebskostenabrechnung. Über- oder Unterzahlungen werden ausgeglichen.

Pauschale (Inklusivmiete): Der Mieter zahlt einen festen Betrag ohne spätere Abrechnung. Das Risiko steigender oder fallender Kosten trägt der Vermieter. Pauschalen sind unveränderlich.

Das Vorauszahlungsmodell mit jährlicher Abrechnung ist im Wohnraummietrecht der Regelfall.

Nebenkostenabrechnung

Der Vermieter ist zur Erstellung einer Betriebskostenabrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums verpflichtet (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Nach Fristablauf können Nachforderungen nicht mehr geltend gemacht werden.

Die Abrechnung muss folgende Anforderungen erfüllen:

Gesamtkosten: Auflistung aller angefallenen Betriebskosten nach Kostenarten.

Verteilungsschlüssel: Angabe der angewendeten Verteilungsschlüssel (Wohnfläche, Personen, Verbrauch).

Anteil des Mieters: Berechnung des auf die Mieteinheit entfallenden Anteils.

Geleistete Vorauszahlungen: Aufstellung der im Abrechnungszeitraum geleisteten Zahlungen.

Saldo: Ausweisung der Nachzahlung oder des Guthabens.

Der Mieter hat das Recht, Belegeinsicht zu verlangen (§ 556 Abs. 3 Satz 6 BGB). Die Einwendungsfrist des Mieters beträgt zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB).

Häufige Abrechnungsfehler

Unzulässige Kostenarten: Umlage nicht umlagefähiger Kosten (Instandhaltung, Verwaltung).

Fehlerhafte Verteilungsschlüssel: Anwendung falscher oder unzulässiger Verteilungsschlüssel entgegen mietvertraglicher Vereinbarung.

Wirtschaftlichkeitsgebot: Überhöhte Kosten bei unterlassener Ausschreibung oder Vergleichsangeboten.

Doppelerfassungen: Mehrfache Abrechnung identischer Positionen.

Falsche Flächenangaben: Fehlerhafte Wohnflächenberechnung als Verteilungsgrundlage.

Steuerliche Behandlung

Wohnraumvermietung: Grundsätzlich umsatzsteuerfrei gemäß § 4 Nr. 12 UStG. Die Betriebskostenumlagen werden steuerlich wie die Hauptleistung behandelt und sind ebenfalls umsatzsteuerfrei.

Gewerbevermietung: Der Vermieter kann zur Umsatzsteuerpflicht optieren (§ 9 UStG). In diesem Fall unterliegen sowohl Miete als auch umgelegte Betriebskosten der Umsatzsteuer. Die Option ist sinnvoll, wenn der Mieter vorsteuerabzugsberechtigt ist.

Zusammenfassung

Die Umlage von Betriebskosten ist rechtlich detailliert geregelt. Der Katalog umlagefähiger Kosten in der Betriebskostenverordnung ist abschließend. Vertragliche Vereinbarungen sind zwingend erforderlich. Die Einhaltung der Abrechnungsfrist und formalen Anforderungen ist für die Durchsetzbarkeit von Nachforderungen essentiell. Sowohl Vermieter als auch Mieter sollten Abrechnungen sorgfältig prüfen, um fehlerhafte Umlagen zu vermeiden beziehungsweise zu beanstanden.