Jahresabrechnung der WEG: Inhalt, Fristen und Prüfung

Die Jahresabrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ist ein zentrales Dokument des Wohnungseigentumsrechts. Sie dokumentiert die wirtschaftliche Entwicklung der Gemeinschaft und bildet die Grundlage für Nachzahlungen oder Guthabenforderungen der einzelnen Eigentümer.

Rechtliche Grundlagen und Struktur

Die Jahresabrechnung stellt die Einnahmen und Ausgaben der Wohnungseigentümergemeinschaft des abgelaufenen Wirtschaftsjahres dar. Die Pflicht zur Erstellung ergibt sich aus § 28 Abs. 2 WEG. Der Verwalter ist verpflichtet, die Abrechnung nach Ablauf des Wirtschaftsjahres zu erstellen.

Die Jahresabrechnung besteht aus zwei Komponenten:

Gesamtabrechnung: Erfasst sämtliche Einnahmen und Ausgaben der WEG im Abrechnungszeitraum.

Einzelabrechnungen: Weisen die auf jeden Wohnungseigentümer entfallenden Anteile an den Gesamtkosten aus.

Die Differenz zwischen den geleisteten Hausgeldzahlungen (Vorauszahlungen) und den tatsächlich angefallenen, dem Eigentümer zuzurechnenden Kosten ergibt eine Nachzahlungspflicht oder einen Guthabenanspruch.

Pflichtinhalte der Abrechnung

Gesamtabrechnung: Die Ausgaben müssen nach Kostenarten gegliedert werden: Hausmeisterkosten, Reinigung, Abfallentsorgung, Wasser- und Abwasserkosten, Heizkosten, Stromkosten für Gemeinschaftsflächen, Versicherungsprämien, Verwaltervergütung, Bankgebühren, Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen.

Einnahmenseite: Hausgeldzahlungen der Eigentümer, gegebenenfalls Mieteinnahmen aus vermieteten Gemeinschaftsflächen (z.B. Stellplätze), Zinserträge aus Rücklagenkonten.

Einzelabrechnung: Ausweisung der auf die einzelne Eigentumswohnung entfallenden Kostenanteile unter Angabe des angewendeten Verteilungsschlüssels.

Instandhaltungsrücklage: Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage mit Anfangsbestand, Zuführungen aus laufenden Umlagen, Entnahmen für durchgeführte Maßnahmen und Endbestand.

Kostenverteilungsschlüssel

Die Kostenverteilung erfolgt nach Maßgabe der Teilungserklärung oder durch Eigentümerbeschluss festgelegter Verteilungsschlüssel:

Miteigentumsanteil: Der im Grundbuch eingetragene Miteigentumsanteil (MEA) bemisst sich in der Regel nach der Wohnfläche. Er ist der gesetzliche Standardschlüssel für Kosten ohne besonderen Verteilungsmaßstab.

Wohnfläche: Direkte Verteilung nach Quadratmeterzahlen, gegebenenfalls mit abweichenden Verhältnissen zum MEA.

Personenzahl: Selten angewendet, kann bei verbrauchsunabhängigen Kosten wie Müllentsorgung oder Wassergrundgebühren sachgerecht sein.

Verbrauch: Zwingend bei Heiz- und Warmwasserkosten gemäß Heizkostenverordnung (HeizkostenV). Erfassung durch Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler.

Gemischte Schlüssel: Kombination verschiedener Verteilungskriterien, beispielsweise bei Heizkosten: 50-70 Prozent nach Verbrauch, 30-50 Prozent nach Fläche (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV).

Fristen und Beschlussfassung

Der Verwalter ist zur Erstellung der Jahresabrechnung innerhalb angemessener Frist verpflichtet. Die Rechtsprechung erachtet eine Frist von drei bis sechs Monaten nach Ablauf des Wirtschaftsjahres als angemessen. Längere Fristen können eine Pflichtverletzung darstellen.

Die Jahresabrechnung bedarf der Beschlussfassung durch die Eigentümerversammlung (§ 28 Abs. 3 WEG). Erst durch den Beschluss werden Nachzahlungsansprüche des Verwalters gegenüber den Eigentümern fällig.

Eigentümer können fehlerhafte Abrechnungsbeschlüsse durch Anfechtungsklage beim zuständigen Amtsgericht anfechten. Die Anfechtungsfrist beträgt einen Monat ab Beschlussfassung (§ 45 WEG).

Prüfungskriterien

Plausibilität: Vergleich der Gesamtkosten mit Vorjahreszahlen. Erhebliche Abweichungen sollten nachvollziehbar begründet sein.

Verteilungsschlüssel: Überprüfung der korrekten Anwendung der in der Teilungserklärung festgelegten oder beschlossenen Verteilungsschlüssel. Kontrolle der angesetzten Wohnflächen und Miteigentumsanteile.

Heizkostenabrechnung: Einhaltung der Heizkostenverordnung, insbesondere des vorgeschriebenen Verbrauchsanteils von 50 bis 70 Prozent (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Überprüfung der Zählerablesungen.

Instandhaltungsrücklage: Abgleich des ausgewiesenen Rücklagenstands mit Kontoauszügen. Die Rücklage muss auf einem gesonderten Konto geführt werden.

Belegprüfung: Jeder Eigentümer hat das Recht zur Einsicht in die Abrechnungsunterlagen und Belege (§ 28 Abs. 5 WEG). Stichprobenartige Kontrolle der Rechnungen ist empfehlenswert.

Häufige Fehlerquellen

Fehlerhafte Verteilungsschlüssel: Anwendung abweichender Schlüssel entgegen Teilungserklärung oder Beschlusslage.

Unzulässige Kostenansätze: Vermischung von Erhaltungskosten mit Betriebskosten, insbesondere relevant für vermietende Eigentümer bei der Weitergabe an Mieter.

Doppelerfassungen: Mehrfache Abrechnung von Posten bei Jahreswechseln, häufig bei Verwalterwechseln.

Fehlende Einnahmen: Nichtberücksichtigung von Zinserträgen oder sonstigen Einnahmen.

Rechenfehler: Arithmetische Fehler bei Summierungen oder Kostenverteilungen.

Abgrenzung zur Betriebskostenabrechnung

Die WEG-Jahresabrechnung ist von der Betriebskostenabrechnung für Mieter (§ 556 Abs. 3 BGB) zu unterscheiden. Die Jahresabrechnung erfasst sämtliche Kosten der Gemeinschaft, einschließlich nicht umlagefähiger Positionen wie Instandhaltungskosten.

Vermietende Eigentümer müssen aus der WEG-Jahresabrechnung eine separate Betriebskostenabrechnung für ihre Mieter erstellen, die nur die umlagefähigen Kosten gemäß § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) enthält.

Einige Verwalter bieten die Erstellung von Mieter-Betriebskostenabrechnungen als Serviceleistung an.

Zusammenfassung

Die Jahresabrechnung ist ein komplexes Dokument mit erheblicher wirtschaftlicher Bedeutung für jeden Wohnungseigentümer. Eine sorgfältige Prüfung ist aufgrund häufig vorkommender Fehler unerlässlich. Bei Unsicherheiten kann die Beauftragung eines Sachverständigen (Kosten ca. 100-200 Euro) wirtschaftlich sinnvoll sein. Die Wahrnehmung von Einsichts- und Anfechtungsrechten schützt vor ungerechtfertigten Zahlungsforderungen.