Erhaltungsaufwand bei Immobilien: Steuervorteile für Vermieter richtig nutzen

Neue Fenster, ein repariertes Dach, frische Farbe an der Fassade - solche Maßnahmen kosten Geld. Die gute Nachricht für Vermieter: Der Fiskus beteiligt sich. Aber nur, wenn Sie wissen, was Erhaltungsaufwand ist und was nicht. Der Unterschied kann tausende Euro ausmachen.

Was gilt als Erhaltungsaufwand?

Nach der Verwaltungspraxis (EStR R 21.1) gilt als Erhaltungsaufwand: Aufwendungen für die Erneuerung bereits vorhandener Teile, Einrichtungen oder Anlagen. Entscheidend ist: Die neuen Teile müssen die Funktion der alten in vergleichbarer Weise ersetzen.

Klassische Beispiele:

• Austausch von Fenstern gegen gleichwertige neue Fenster

• Erneuerung der Dacheindeckung

• Reparatur der Heizungsanlage

• Streichen der Fassade

• Austausch von Bodenbelägen

• Erneuerung von Sanitäranlagen ohne Standardhebung

Der Schlüssel liegt im Wort "erhalten". Es geht darum, den bestehenden Zustand zu bewahren oder wiederherzustellen - nicht darum, etwas Neues zu schaffen.

Wichtig zu wissen: Auch Maßnahmen, die üblicherweise als Erhaltungsaufwand gelten, können innerhalb von drei Jahren nach Anschaffung zu anschaffungsnahen Herstellungskosten werden, wenn die 15-Prozent-Grenze überschritten ist. Dazu gehören ausdrücklich auch Schönheitsreparaturen.

Der entscheidende Unterschied: Erhaltung vs. Herstellung

Das Finanzamt unterscheidet streng zwischen Erhaltungsaufwand und Herstellungsaufwand. Diese Unterscheidung hat massive steuerliche Konsequenzen:

Erhaltungsaufwand:

• Sofort und vollständig als Werbungskosten absetzbar

• Mindert im Jahr der Zahlung die Steuerlast

• Kann wahlweise auf 2 bis 5 Jahre verteilt werden

Herstellungsaufwand:

• Muss über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden (AfA)

• Bei Wohngebäuden, die ab 2023 fertiggestellt wurden: 3 Prozent pro Jahr linear

• Alternativ seit März 2024 befristet: 5 Prozent degressiv (Wachstumschancengesetz)

• Wirkt sich über Jahrzehnte verteilt aus

Wann wird aus Erhaltung Herstellung? Bei diesen Kriterien:

• Erweiterung der Nutzfläche (Dachausbau, Anbau)

• Wesentliche Verbesserung über den ursprünglichen Standard hinaus

• Änderung der Gebäudesubstanz

• Schaffung neuer Räume oder Nutzungsmöglichkeiten

Maßgeblich für die Standardhebung sind die vier Ausstattungsbereiche: Heizung, Sanitär, Elektro, Fenster. Ein Badezimmer zu modernisieren ist Erhaltungsaufwand - solange der Standard in diesen Bereichen vergleichbar bleibt. Eine einfache Nasszelle zur Wellness-Oase mit deutlich gehobener Ausstattung umzubauen, kann Herstellung sein.

Wichtig: Energetische Maßnahmen (Dämmung, Wärmepumpe etc.) führen steuerlich in der Regel nicht zur Standardhebung - es sei denn im Rahmen der 15-Prozent-Regel bei Neukauf.

Die 15-Prozent-Grenze bei Neukauf

Frisch gekauft und gleich saniert? Vorsicht! Innerhalb der ersten drei Jahre nach Erwerb gilt eine besondere Regel (§ 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG):

Übersteigen die Renovierungskosten 15 Prozent der Gebäudeanschaffungskosten (ohne Grundstück, netto ohne Umsatzsteuer), werden sie zu anschaffungsnahem Herstellungsaufwand. Das bedeutet: Keine sofortige Absetzung, sondern Abschreibung über die gesamte Nutzungsdauer.

Ein Beispiel: Sie kaufen ein Mehrfamilienhaus, Gebäudeanteil 400.000 Euro netto. In den ersten drei Jahren renovieren Sie für insgesamt 70.000 Euro netto. Das sind 17,5 Prozent - die Grenze ist überschritten. Die gesamten 70.000 Euro werden zu Herstellungskosten.

Wichtig zu wissen:

• Die Berechnung erfolgt netto (ohne Umsatzsteuer)

• Bei Wohnungseigentum wird auf die jeweilige wirtschaftliche Einheit abgestellt

• Auch Schönheitsreparaturen (Tapezieren, Streichen) zählen in die 15-Prozent-Prüfung hinein

• Ausgenommen sind nur Erweiterungen im Sinne des § 255 Abs. 2 HGB und "jährlich üblicherweise anfallende Erhaltungsarbeiten"

Die Lösung: Entweder größere Maßnahmen auf nach der Dreijahresfrist verschieben oder die 15-Prozent-Grenze im Blick behalten.

Die 4.000-Euro-Vereinfachungsregel

Das Finanzamt gewährt eine praktische Erleichterung nach R 21.1 Abs. 2 S. 2 EStR: Baukosten bis 4.000 Euro netto pro Einzelmaßnahme je Gebäude können auf Antrag stets als Erhaltungsaufwand behandelt werden.

Aber Achtung - das ist keine Automatik:

• Die Regel gilt nur auf Antrag

• Es zählt der Nettobetrag (ohne Umsatzsteuer)

• Sie gilt je Einzelmaßnahme je Gebäude

• Ausnahme: Bei Maßnahmen zur (späteren) Fertigstellung eines Neubaus greift die Regel nicht

Diese Grenze bezieht sich auf einzelne Maßnahmen, nicht auf das Gesamtjahr. Sie können also mehrere kleinere Reparaturen durchführen lassen, die jeweils unter 4.000 Euro netto liegen - und diese auf Antrag sofort absetzen.

Verteilung auf mehrere Jahre

Größere Erhaltungsaufwendungen müssen Sie nicht im Entstehungsjahr komplett geltend machen. Nach § 82b EStDV können Sie die Kosten gleichmäßig auf zwei bis fünf Jahre verteilen.

Das kann sinnvoll sein, wenn:

• Sie ohnehin hohe Einkünfte haben und der Grenzsteuersatz schon am Maximum liegt

• Sie erwarten, in kommenden Jahren höhere Einkünfte zu haben

• Sie die Steuerlast gleichmäßiger über mehrere Jahre verteilen wollen

Aber Achtung: Die Entscheidung zur Verteilung ist grundsätzlich bindend. Einmal gewählt, können Sie nicht mittendrin umschwenken.

Sonderfälle beim Verteilungswahlrecht:

• Bei Veräußerung, Einbringung oder Nutzungsänderung ist der Restbetrag im Ereignisjahr voll abzusetzen

• Im Todesfall ist der Restbetrag beim Erblasser im Todesjahr zu berücksichtigen (BFH 10.11.2020 - IX R 31/19)

Sonderfälle, die Sie kennen sollten

Einbauküche: Der Bundesfinanzhof hat entschieden (BFH 2016, BMF 16.05.2017), dass eine komplette Einbauküche kein sofort abziehbarer Erhaltungsaufwand ist. Sie gilt als eigenständiges Wirtschaftsgut und muss über 10 Jahre abgeschrieben werden. Einzelne Geräte (Spülmaschine, Herd) können aber als Erhaltungsaufwand durchgehen.

Schönheitsreparaturen: Tapezieren, Streichen, Bodenbelagsarbeiten - das sind grundsätzlich typische Erhaltungsaufwendungen. Sie können sofort abgesetzt werden. Aber: Innerhalb der ersten drei Jahre nach Anschaffung können selbst Schönheitsreparaturen in die 15-Prozent-Prüfung fallen und damit anschaffungsnahe Herstellungskosten sein.

Energetische Sanierung: Nach der aktuellen Verwaltungspraxis (BMF-Entwurf 05/2025) führen energetische Maßnahmen wie Dämmung oder Wärmepumpe in der Regel nicht zur Standardhebung, solange keine wesentliche Verbesserung in den vier Ausstattungsbereichen (Heizung, Sanitär, Elektro, Fenster) erfolgt. Sie sind im Regelfall Erhaltungsaufwand - außer innerhalb der Dreijahresfrist bei Überschreitung der 15-Prozent-Grenze.

Heizungsaustausch: Die Rechtslage ist differenziert zu betrachten. Eine Erneuerung oder Umstellung der Heizung kann Erhaltungsaufwand sein. Als Herstellungsaufwand gilt dagegen typischerweise die erstmalige Installation einer Zentralheizung oder eine erhebliche Standardhebung. Es ist eine Einzelfallprüfung erforderlich.

Dokumentation ist Pflicht

Das Finanzamt will Nachweise sehen:

• Alle Rechnungen aufbewahren (bei Privatpersonen 2 Jahre Pflicht für Handwerkerrechnungen nach § 14b UStG; darüber hinaus empfohlen bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids bzw. Ablauf der Festsetzungsverjährung - in der Regel 4 Jahre)

• Zahlungsnachweise (keine Barzahlung ohne Quittung)

• Bei größeren Maßnahmen: Fotos vorher/nachher

• Schriftliche Begründung, warum es Erhaltung und nicht Herstellung ist

Die Anlage V zur Steuererklärung ist Ihr Werkzeug. Dort tragen Sie die Erhaltungsaufwendungen ein - entweder komplett oder auf Jahre verteilt.

Selbstnutzer: Andere Regeln

Alles Beschriebene gilt für vermietete Immobilien. Bei selbst genutztem Wohneigentum sieht es anders aus: Hier gibt es grundsätzlich keinen Abzug für Erhaltungsaufwand.

Eine Ausnahme bildet die steuerliche Förderung energetischer Sanierungen nach § 35c EStG. Dort können auch Selbstnutzer 20 Prozent der Kosten über drei Jahre absetzen (7 % im ersten Jahr, 7 % im zweiten, 6 % im dritten - maximal 40.000 Euro pro Objekt). Die BMF-Neufassung vom 21.08.2025 konkretisiert die Details.

Fazit

Erhaltungsaufwand ist das Zauberwort für Vermieter, die Steuern sparen wollen. Wer die Regeln kennt, kann Reparaturen und Renovierungen sofort geltend machen statt sie über Jahrzehnte abzuschreiben.

Die wichtigsten Punkte:

• Keine Standardhebung in den vier Ausstattungsbereichen (Heizung, Sanitär, Elektro, Fenster)

• Keine Erweiterung der Nutzfläche

• Bei Neukauf die 15-Prozent-Grenze beachten (netto, auch Schönheitsreparaturen zählen)

• 4.000-Euro-Regel nur auf Antrag und netto je Einzelmaßnahme

• AfA für Herstellungskosten: seit 2023 linear 3 % bei neuen Wohngebäuden, alternativ befristet 5 % degressiv

• Dokumentation bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids aufbewahren

• Verteilungswahlrecht nach § 82b EStDV nutzen, wenn sinnvoll

Wer diese Regeln beachtet und die Dokumentation sauber führt, holt das Maximum aus seinen Erhaltungsaufwendungen heraus.