Einsichtsrecht WEG - Welche Unterlagen stehen Ihnen zu?

Das Einsichtsrecht nach § 18 Abs. 4 WEG gewährt jedem Wohnungseigentümer das Recht, sämtliche Verwaltungsunterlagen der Eigentümergemeinschaft einzusehen. Dieses Recht besteht unabhängig von der Darlegung eines besonderen Interesses.

Rechtliche Grundlage

Die gesetzliche Regelung findet sich in § 18 Abs. 4 WEG. Seit der WEG-Reform 2020 besteht das Einsichtsrecht voraussetzungslos. Die früher erforderliche Darlegung eines berechtigten Interesses entfällt.

Das Einsichtsrecht ist ein zwingendes Recht, das durch die Gemeinschaftsordnung nicht ausgeschlossen oder eingeschränkt werden kann. Abweichende Vereinbarungen sind unwirksam.

Umfang des Einsichtsrechts

Das Einsichtsrecht erstreckt sich auf sämtliche Verwaltungsunterlagen der Eigentümergemeinschaft. Hierzu gehören insbesondere:

• Jahresabrechnungen und Einzelnachweise

• Wirtschaftspläne

• Rechnungen und Zahlungsbelege

• Verträge mit Dienstleistern und Handwerkern

• Versicherungspolicen und Schadensregulierungen

• Korrespondenz der Verwaltung

• Protokolle der Eigentümerversammlungen

• Kontoauszüge der Gemeinschaftskonten

• Beschlusssammlungen

Die Form der Unterlagen ist unerheblich. Das Einsichtsrecht umfasst sowohl Papierunterlagen als auch elektronisch gespeicherte Dokumente.

Anspruchsgegner

Der Anspruch richtet sich gegen die Wohnungseigentümergemeinschaft, nicht gegen den Verwalter persönlich. Die Verwaltung ist jedoch verpflichtet, die Einsichtnahme zu ermöglichen.

Bei Weigerung ist die Klage gegen die Eigentümergemeinschaft zu richten. Der Verwalter handelt als deren Vertreter.

Ausübung des Einsichtsrechts

Die Einsichtnahme erfolgt grundsätzlich in den Geschäftsräumen der Verwaltung zu den üblichen Geschäftszeiten. Eine vorherige Terminvereinbarung ist üblich und zweckmäßig.

Ein Anspruch auf Zusendung von Kopien besteht nicht. Die Rechtsprechung stellt auf die Einsichtnahme in Originalunterlagen ab. Der einsichtsberechtigte Eigentümer kann jedoch während der Einsichtnahme Kopien anfertigen oder Unterlagen fotografieren.

Kosten

Die Einsichtnahme selbst ist kostenfrei. Die Verwaltung darf für das Bereitstellen der Unterlagen keine Gebühr erheben.

Anfallende Kopierkosten trägt der einsichtsnehmende Eigentümer. Diese müssen sich an den üblichen Sätzen orientieren und dürfen nicht überhöht sein.

Grenzen des Einsichtsrechts

Das Einsichtsrecht unterliegt nur wenigen Einschränkungen:

Datenschutz: Personenbezogene Daten anderer Wohnungseigentümer, die deren Privatsphäre betreffen und nicht für die Verwaltung erforderlich sind, können geschwärzt werden.

Rechtsmissbrauch: Exzessives oder schikanöses Geltendmachen des Einsichtsrechts kann unzulässig sein. Dies setzt jedoch ein Verhalten voraus, das erkennbar nicht der Information dient, sondern die Verwaltung behindern soll.

Mehrfache Einsichtnahmen in dieselben Unterlagen sind grundsätzlich zulässig und bedürfen keiner besonderen Begründung.

Unterlagen bei Dritten

Die Eigentümergemeinschaft ist verpflichtet, auch Unterlagen zu beschaffen, die sich bei Dritten befinden. Dies betrifft insbesondere Unterlagen bei:

• Steuerberatern oder Wirtschaftsprüfern

• Ausgeschiedenen Verwaltern

• Verwaltungsbeiräten

• Rechtsanwälten der Gemeinschaft

Die Tatsache, dass Unterlagen nicht unmittelbar verfügbar sind, rechtfertigt keine Verweigerung der Einsichtnahme. Die Gemeinschaft muss die Unterlagen beschaffen.

Durchsetzung

Bei Verweigerung der Einsichtnahme kann der Wohnungseigentümer Klage auf Gestattung der Einsichtnahme erheben. Zuständig ist das Amtsgericht am Belegenheitsort der Immobilie.

Beklagte ist die Wohnungseigentümergemeinschaft, vertreten durch die Verwaltung. Eine persönliche Inanspruchnahme des Verwalters ist nicht möglich.

Die Erfolgsaussichten sind bei eindeutiger Rechtslage hoch. Häufig genügt bereits ein anwaltliches Schreiben, um die Einsichtnahme zu erwirken.

Praktische Anwendungsfälle

Das Einsichtsrecht wird typischerweise geltend gemacht bei:

• Zweifeln an der Richtigkeit der Jahresabrechnung

• Unklarheiten über die Verwendung von Gemeinschaftsmitteln

• Vorbereitung von Beschlussanfechtungen

• Prüfung der ordnungsgemäßen Verwaltung

• Informationsbeschaffung vor geplantem Verkauf

Verfahrensempfehlungen

Die Geltendmachung des Einsichtsrechts sollte schriftlich erfolgen. Per E-Mail oder Brief ist dabei ausreichend.

Die Anfrage sollte die gewünschten Unterlagen konkret benennen und einen Terminvorschlag für die Einsichtnahme enthalten. Dies erleichtert die Abwicklung für beide Seiten.

Die Korrespondenz sollte dokumentiert und aufbewahrt werden, um bei eventuellen späteren Streitigkeiten einen Nachweis über die Geltendmachung zu haben.