Verwaltervertrag - Das Verhältnis zum WEG-Verwalter

Bestellung ist das eine, Vertrag das andere. Beides haengt zusammen, ist aber nicht dasselbe. Der Verwaltervertrag regelt die Details des Verhältnisses zwischen WEG und Verwalter.

Bestellung versus Vertrag

Die Bestellung erfolgt durch Beschluss der Eigentümerversammlung. Damit wird jemand zum Verwalter ernannt - er darf die Gemeinschaft vertreten und für sie handeln.

Der Verwaltervertrag ist ein separates Rechtsgeschaeft. Er regelt Vergütung, Leistungsumfang, Laufzeit, Kündigung und andere Modalitaeten.

Beides kann zusammenfallen, muss aber nicht. Theoretisch kann jemand zum Verwalter bestellt werden ohne dass ein Vertrag zustande kommt. Dann gelten die gesetzlichen Regelungen - was selten optimal ist.

Typischer Vertragsinhalt

Ein vernuenftiger Verwaltervertrag enthält mindestens:

Aufgabenbeschreibung - Was muss der Verwalter leisten? Paragraph 27 WEG enthält seit der WEMoG-Reform eine Generalklausel. Konkrete Grundleistungen und besondere Leistungen sollten im Vertrag klar definiert werden.

Vergütung - Pauschale pro Einheit, Staffelung nach Wohnungsanzahl, Sonderhonorare für besondere Leistungen.

Vertragslaufzeit - Die Bestellung ist befristet: Bei Erstbestellung nach Begründung des Wohnungseigentums maximal drei Jahre, ansonsten maximal fuenf Jahre (Paragraph 26 Absatz 2 WEG). Der Verwaltervertrag sollte an diese Bestellungsdauer gekoppelt werden.

Kündigungsregelungen - Wann kann gekündigt werden, mit welcher Frist, aus welchen Gruenden.

Haftung und Versicherung - Haftungsbegrenzungen, Nachweis einer Berufshaftpflicht.

Vollmachten - In welchem Rahmen darf der Verwalter selbstaendig handeln?

Vergütungsmodelle

Die Vergütung ist Verhandlungssache. Üblich sind verschiedene Modelle:

Pauschale pro Einheit - Am weitesten verbreitet. Laut VDIV-Branchenbarometer lag der Durchschnitt 2023 bei 26,60 Euro pro Wohnung und Monat. In den Jahren 2024/2025 sind deutliche Anhebungen zu verzeichnen - teils um 12 Prozent und mehr. Kleinere Anlagen zahlen haeufig deutlich hoehere Saetze, regionale Unterschiede sind erheblich.

Staffelung - Bei großen Anlagen sinkt oft der Preis pro Einheit. Skaleneffekte halt.

Grundgebuehr plus Leistungspakete - Basis plus Zuschlaege für besondere Leistungen wie Baubetreuung oder Rechtsstreitigkeiten.

Sonderhonorare - Für Eigentümerwechsel, ausserordentliche Versammlungen, Prozessvertretung, Versicherungsschaden.

Achten Sie darauf was alles inklusive ist und was extra kostet. Manche Verwalter rechnen jeden Handschlag gesondert ab.

Laufzeit und Kündigung

Die Bestellung des Verwalters unterliegt einer Hoechstdauer: Bei Erstbestellung nach Begründung des Wohnungseigentums maximal drei Jahre, ansonsten maximal fuenf Jahre (Paragraph 26 Absatz 2 WEG). Der Verwaltervertrag wird typischerweise an diese Bestellungsdauer gekoppelt.

Seit der WEMoG-Reform zum 1. Dezember 2020 gilt eine wichtige Regelung: Wird der Verwalter abberufen, endet der Verwaltervertrag spaetestens sechs Monate nach der Abberufung automatisch (Paragraph 26 Absatz 3 Satz 2 WEG). Abweichende Vertragsklauseln sind insoweit unwirksam. Die Abberufung ist jederzeit möglich, auch ohne wichtigen Grund.

Eine ordentliche Kündigung ist nach Ablauf der Laufzeit möglich. Oft sind Kündigungsfristen vereinbart - typisch drei bis sechs Monate zum Jahresende. Bei unbefristeten Vertraegen ohne ausdrückliche Regelung gilt Paragraph 621 Nummer 3 BGB: Kündigung bis zum 15. eines Monats zum Monatsende.

Die ausserordentliche Kündigung ist bei wichtigem Grund jederzeit möglich. Wichtige Gruende sind etwa grobe Pflichtverletzungen, Untreue oder Insolvenz des Verwalters.

Wer schliesst den Vertrag?

Vertragspartner ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer als rechtsfahige Einheit. Nicht die einzelnen Eigentümer.

Für den Vertragsschluss braucht es einen Beschluss der Versammlung. Gegenüber dem Verwalter wird die Gemeinschaft vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder einem durch Beschluss ermaechtigten Eigentümer vertreten (Paragraph 9b Absatz 2 WEG). Nicht vom alten Verwalter - der kann den Vertrag mit sich selbst nicht wirksam abschließen.

Prüfung vor Vertragsschluss

Bevor die Versammlung zustimmt sollte der Vertragsentwurf genau geprüft werden. Idealerweise liegt er allen Eigentümern vorab vor.

Achten Sie auf:

Angemessene Vergütung im Marktvergleich
Transparente Sonderhonorarregelungen
Faire Kündigungsmoeglichkeiten
Angemessene Haftungsregelungen
Nachweis einer Berufshaftpflicht
Nachweis der Zertifizierung als Verwalter nach Paragraph 26a WEG

Seit dem 1. Dezember 2023 besteht ein Anspruch jedes Eigentümers auf Bestellung eines zertifizierten Verwalters (Paragraph 19 Absatz 2 Nummer 6, Paragraph 26a WEG). Der Nachweis der IHK-Prüfung oder einer gleichgestellten Qualifikation sollte vorgelegt werden. Ausnahmen gelten bei sehr kleinen Anlagen.

Unguenstige Klauseln lassen sich vor Vertragsschluss noch ändern. Hinterher wirds schwierig.

Änderung des Vertrags

Änderungen am laufenden Vertrag brauchen die Zustimmung beider Seiten. Die Gemeinschaft beschliesst, der Verwalter muss einverstanden sein.

Einseitige Änderungen durch die WEG sind nicht möglich. Auch nicht durch Mehrheitsbeschluss. Ein Vertrag bindet beide Seiten.

Will der Verwalter seine Vergütung erhöhen muss er das mit der Gemeinschaft aushandeln. Verweigern die Eigentümer kann er nur ordentlich kündigen und auf Neuverhandlung hoffen.

Ende des Vertrags

Der Verwaltervertrag endet durch Zeitablauf, Kündigung, einvernehmliche Aufhebung oder automatisch spaetestens sechs Monate nach Abberufung (Paragraph 26 Absatz 3 Satz 2 WEG).

Nach Ende des Vertrags muss der Verwalter alle Unterlagen vollstaendig herausgeben - sowohl in Papierform als auch elektronisch gespeicherte Daten. Die Beschlusssammlung, Buchführungsunterlagen, die Konten, die laufenden Vorgaenge. Alles was zur Verwaltung gehört. Er ist außerdem zur umfassenden Rechnungslegung verpflichtet (Paragraphen 666, 667, 675 BGB).

Die Herausgabe- und Rechnungslegungspflichten sollten mit konkreten Fristen im Vertrag geregelt werden.

Offene Vergütungsansprueche kann der Verwalter noch geltend machen. Bei vorzeitiger Beendigung durch Abberufung ist eine Anrechnung ersparter Aufwendungen zu beachten. Umgekehrt kann die Gemeinschaft Schadensersatz fordern wenn der Verwalter seine Pflichten verletzt hat.

Mustervertraege

Viele Verwalterverbaende bieten Mustervertraege an. Die sind oft ausgewogen und decken die wichtigsten Punkte ab. VDIV und Haus & Grund haben im Februar 2025 einen aktualisierten Mustervertrag vorgelegt der die WEMoG-Neuerungen berücksichtigt.

Eigene Ergänzungen sind trotzdem sinnvoll. Jede WEG hat Besonderheiten die berücksichtigt werden sollten.

Komplett eigene Vertraege ohne Vorlage sind riskant. Da werden leicht wichtige Punkte vergessen.

Praxistipp

Lesen Sie den Vertrag komplett durch bevor Sie zustimmen. Nicht nur die Vergütung, auch das Kleingedruckte.

Achten Sie besonders auf:

Nachweis der Zertifizierung nach Paragraph 26a WEG
Klare Koppelung von Bestellungszeitraum und Vertragslaufzeit
Trennscharfe Abgrenzung zwischen Grund- und Zusatzleistungen
Regelungen zur Herausgabe und Rechnungslegung bei Vertragsende
Angemessene Vergütung im aktuellen Marktvergleich

Fragen Sie nach wenn etwas unklar ist. Ein guter Verwalter erklärt gern was in seinem Vertrag steht. Wer ausweicht macht sich verdaechtig.