Versammlungsprotokoll - wenn es nicht drinsteht, ist es nicht passiert

Nach jeder Eigentümerversammlung bleibt ein Dokument zurück: das Protokoll. Es ist mehr als nur eine Zusammenfassung - es ist der rechtlich verbindliche Nachweis dafür, was beschlossen wurde. Ohne ordnungsgemäßes Protokoll kann später niemand beweisen, worauf sich die Gemeinschaft geeinigt hat. Ergänzend zur Niederschrift führt der Verwalter eine Beschlusssammlung, in der alle Beschluesse fortlaufend dokumentiert werden (Paragraph 24 Absatz 7 WEG).

Warum braucht es ein Protokoll?

Das Wohnungseigentumsgesetz schreibt in Paragraph 24 Absatz 6 vor, dass über die in der Versammlung gefassten Beschluesse unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen ist. Kein Ermessen, keine Ausnahme - Protokoll ist Pflicht.

Der Grund liegt auf der Hand: In einer Gemeinschaft mit 20 oder 30 Eigentümern kann nach ein paar Monaten niemand mehr genau sagen, was exakt beschlossen wurde. War es "der günstigste Anbieter" oder "der Anbieter mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis"? Das Protokoll klärt solche Fragen.

Außerdem ist das Protokoll die Grundlage für Anfechtungsklagen. Wer einen Beschluss anfechten will, hat dafür eine Monatsfrist ab der Beschlussfassung (Paragraph 45 WEG) - nicht ab Zugang des Protokolls. Die Begründung der Klage muss innerhalb von zwei Monaten erfolgen. Maßgeblich ist dabei der Tag der Versammlung, nicht der Tag, an dem das Protokoll zugeht.

Wer schreibt das Protokoll?

Das Gesetz bestimmt keinen speziellen Protokollführer. Den Vorsitz der Versammlung führt in der Regel der Verwalter (Paragraph 24 Absatz 5 WEG) - sofern die Gemeinschaft nichts anderes beschlossen hat. Dieser Versammlungsleiter ist verantwortlich dafür, dass ein ordnungsgemäßes Protokoll erstellt wird.

In der Praxis schreibt oft ein Mitarbeiter der Verwaltung während der Versammlung mit, während der Verwalter die Versammlung leitet. Das Ergebnis wird dann nach der Versammlung ins Reine geschrieben.

Bei Selbstverwaltung ohne professionellen Verwalter muss die Gemeinschaft selbst jemanden bestimmen, der protokolliert. Das kann ein Eigentümer sein, der gut mitschreiben kann.

Was muss im Protokoll stehen?

Das Gesetz verlangt zwingend eine Niederschrift über die "gefassten Beschluesse" (Paragraph 24 Absatz 6 WEG). In der Beschlusssammlung müssen der genaue Wortlaut jedes Beschlusses und das Abstimmungsergebnis festgehalten werden (Paragraph 24 Absatz 7 WEG). Alles weitere ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber empfehlenswerte Praxis:

Gesetzlich zwingend: Jeder Beschluss mit vollem Wortlaut und Abstimmungsergebnis (Anzahl Ja, Nein, Enthaltungen). Ob der Beschluss angenommen oder abgelehnt wurde.

Empfehlenswerte Formalia am Anfang: Datum, Uhrzeit, Ort der Versammlung. Name des Versammlungsleiters. Liste der anwesenden und vertretenen Eigentümer. Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung.

Was nicht hinein muss: Ausführliche Diskussionsprotokolle. Es genügt ein Ergebnisprotokoll. Manche Verwalter nehmen dennoch wichtige Argumente auf - das ist keine Pflicht, kann aber bei späteren Unklarheiten hilfreich sein.

Formalia am Ende: Zeitpunkt der Schliessung der Versammlung. Unterschriften.

Wer muss unterschreiben?

Das Gesetz schreibt vor (Paragraph 24 Absatz 6 Satz 2 WEG):

Erstens: Der Versammlungsleiter (Vorsitzende) muss unterschreiben.

Zweitens: Ein Wohnungseigentümer muss unterschreiben.

Drittens: Wenn ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, muss zusätzlich der Beiratsvorsitzende oder sein Vertreter unterschreiben.

Es sind also zwei oder drei Unterschriften Pflicht - abhängig davon, ob ein Beirat existiert. Die dritte Unterschrift ist nicht nur "typisch", sondern gesetzlich vorgeschrieben.

Fehlen Unterschriften, ist das Protokoll nicht automatisch unwirksam. In der Regel führt es zur Anfechtbarkeit der Beschluesse - es sei denn, die Gemeinschaftsordnung macht die ordnungsgemäße Protokollierung zur Wirksamkeitsvoraussetzung. Dann können Formmängel schwerwiegendere Folgen haben.

Wann wird das Protokoll fertig?

Das Gesetz verlangt, dass die Niederschrift "unverzüglich" aufzunehmen ist (Paragraph 24 Absatz 6 Satz 1 WEG). Eine starre Wochenfrist gibt es nicht. In der Praxis wird das Protokoll oft innerhalb von zwei bis vier Wochen nach der Versammlung versandt.

Manche Gemeinschaftsordnungen enthalten konkrete Fristen. Wenn dort steht "innerhalb von drei Wochen", dann muss der Verwalter das einhalten.

Wichtig zu wissen: Die Anfechtungsfrist für Beschluesse läuft ab dem Tag der Beschlussfassung in der Versammlung - nicht ab dem Tag, an dem das Protokoll zugeht. Wer anfechten will, muss also binnen eines Monats ab Versammlung die Klage erheben und binnen zwei Monaten begründen (Paragraph 45 WEG). Das Protokoll kommt oft erst später. Eigentümer müssen also notfalls auch ohne Protokoll handeln können, wenn sie anfechten wollen.

Bekommt jeder das Protokoll?

Nein - nicht automatisch. Das Gesetz gibt jedem Eigentümer ein Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen (Paragraph 18 Absatz 4 WEG), zu denen auch Protokolle gehören. Die Einsicht kann im Buero des Verwalters verlangt werden.

Einen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf Zusendung einer Kopie an jeden Eigentümer gibt es nicht. Versandpflichten können sich aber ergeben aus der Gemeinschaftsordnung, dem Verwaltervertrag, einem Beschluss der Gemeinschaft oder aus geübter Praxis.

In der Praxis: Die meisten Verwalter versenden das Protokoll an alle Eigentümer - früher per Post, heute oft per E-Mail oder über digitale Eigentümer-Portale. Das ist vernünftig, weil auch Eigentümer, die nicht an der Versammlung teilgenommen haben, an die Beschluesse gebunden sind und wissen müssen, was beschlossen wurde. Aber eine gesetzliche Pflicht zum Versand besteht nur, wenn sie vertraglich oder durch Beschluss begründet wurde.

Fehler im Protokoll - was tun?

Passiert manchmal: Das Protokoll gibt einen Beschluss falsch wieder, verschreibt sich bei den Zahlen, oder lässt einen Beschluss komplett weg.

Korrektur ist möglich: Der Verwalter kann das Protokoll berichtigen, wenn offensichtliche Fehler vorliegen. Bei umstrittenen Korrekturen muss die nächste Eigentümerversammlung darüber beschließen.

Wichtig: Die nachträgliche Änderung des Protokolls ändert nicht den Beschluss selbst. Was in der Versammlung tatsächlich beschlossen wurde, gilt - auch wenn das Protokoll etwas anderes sagt. Allerdings ist es dann schwierig zu beweisen, was wirklich beschlossen wurde.

Protokoll als Beweismittel

Vor Gericht hat das Protokoll eine besondere Stellung. Es ist eine Privaturkunde mit indiziellem Beweiswert (Paragraph 416 Zivilprozessordnung). Das bedeutet: Das Protokoll ist zunächst der beste Beweis dafür, was in der Versammlung beschlossen wurde.

Allerdings: Das Protokoll ist kein unwiderlegbares Beweismittel. Es ist widerlegbar. Wenn jemand beweisen kann, dass das Protokoll falsch ist - etwa durch Zeugenaussagen - kann das Gericht von abweichenden Feststellungen ausgehen.

Vorsicht bei Tonaufnahmen: Heimliche Tonaufnahmen sind regelmäßig strafbar (Paragraph 201 Strafgesetzbuch) und in Zivilsachen meist unverwertbar. Wer eine Versammlung aufzeichnen will, braucht die Zustimmung aller Anwesenden. Ohne diese Zustimmung sind Tonaufnahmen rechtlich heikel und können nicht als Beweismittel dienen.

Deshalb ist Sorgfalt bei der Protokollierung so wichtig. Ein schludrig geführtes Protokoll kann später großen Ärger machen.

Einsichtsrecht

Das Protokoll gehört zu den Verwaltungsunterlagen der Gemeinschaft. Jeder Eigentümer hat das Recht auf Einsicht (Paragraph 18 Absatz 4 WEG) - auch in vergangene Protokolle und die Beschlusssammlung. Der Verwalter muss Einsicht gewähren, kann aber verlangen, dass es in seinem Buero geschieht.

Das Einsichtsrecht umfasst auch digitale Unterlagen. Ein Anspruch auf Versand per E-Mail besteht grundsätzlich nicht - die Rechtsprechung ist hier restriktiv. Das Einsichtsrecht kann sich auch auf verwaltungsbezogene E-Mail-Korrespondenz erstrecken, soweit sie für die Verwaltung relevant ist.

Auch potenzielle Käufer einer Wohnung haben ein berechtigtes Interesse an den Protokollen. Sie wollen wissen, welche Beschluesse gefasst wurden, welche Probleme diskutiert wurden, wie die Stimmung in der Gemeinschaft ist. Der Verkäufer sollte Zugang ermöglichen.

Aufbewahrung

Protokolle müssen langfristig aufbewahrt werden. Eine gesetzliche Mindestfrist gibt es nicht, aber Experten empfehlen eine unbegrenzte Aufbewahrung - insbesondere im Original wegen der Unterschriften. Steuer- oder handelsrechtliche Fristen (etwa 10 Jahre) gelten hier nicht.

Der Grund: Beschluesse können auch nach vielen Jahren noch relevant sein. Wenn es um die Frage geht, ob eine bestimmte Maßnahme vor 15 Jahren beschlossen wurde, hilft nur das Protokoll von damals.

Bei Verwalterwechsel müssen die Protokolle übergeben werden. Sie gehören zur Gemeinschaft, nicht zum Verwalter. Eine zusätzliche Digitalisierung zur Sicherung ist empfehlenswert.

Digitale Protokolle

Darf das Protokoll elektronisch geführt werden? Grundsätzlich ja, aber mit strengen Anforderungen an die Form.

Die Unterschriften sind das Problem. Paragraph 24 Absatz 6 WEG verlangt, dass die Niederschrift "zu unterschreiben" ist - das bedeutet Schriftform nach Paragraph 126 Bürgerliches Gesetzbuch. Eine einfache eingescannte Unterschrift genügt rechtlich nicht.

Die Schriftform kann durch eine qualifizierte elektronische Signatur (qeS) nach Paragraph 126a BGB ersetzt werden. In der WEG-Praxis ist das aber selten, weil kaum jemand über eine solche Signatur verfügt.

In der Praxis: Das Protokoll wird am Computer geschrieben, ausgedruckt, handschriftlich unterschrieben und dann wieder eingescannt. Die Papierversion mit den Original-Unterschriften wird dauerhaft archiviert, die digitale Version kann an die Eigentümer verschickt werden.

Virtuelle Eigentümerversammlungen

Seit dem 17. Oktober 2024 können Wohnungseigentümergemeinschaften mit einer Dreiviertel-Mehrheit beschließen, virtuelle Versammlungen durchzuführen (Paragraph 23 Absatz 1a WEG). Die Genehmigung kann für bis zu drei Jahre erteilt werden.

Eine Übergangsregelung gilt bis 2028: Mindestens einmal jährlich muss eine Präsenzversammlung stattfinden (Paragraph 48 Absatz 6 WEG) - es sei denn, die Gemeinschaft verzichtet einstimmig darauf.

Für das Protokoll einer virtuellen Versammlung gelten dieselben Anforderungen wie für Präsenzversammlungen: Niederschrift, Unterschriften, Beschlusssammlung - alles bleibt gleich. Die technische Form der Versammlung ändert nichts an den Pflichten zur Protokollierung.

Fazit

Das Versammlungsprotokoll ist kein buerokratischer Selbstzweck, sondern ein wichtiges Dokument für die Rechtssicherheit in der Gemeinschaft. Es sollte vollständig, korrekt und zeitnah erstellt werden. Die wichtigsten Punkte:

• Niederschrift unverzüglich anfertigen mit Beschlusswortlaut und Abstimmungsergebnis

• Beschlusssammlung fortlaufend führen (Paragraph 24 Absatz 7 WEG)

• Korrekte Unterschriften: Versammlungsleiter plus ein Eigentümer, bei vorhandenem Beirat zusätzlich Beiratsvorsitzender

• Anfechtungsfristen laufen ab Versammlung, nicht ab Protokollzugang

• Einsichtsrecht besteht, Versandpflicht nur wenn geregelt

• Original dauerhaft aufbewahren

Wer Zweifel am Inhalt hat, sollte das sofort reklamieren - nicht erst, wenn Jahre später ein Streit ausbricht.