Verwalter WEG - Der Manager der Gemeinschaft

Irgendwer muss sich kuemmern. Die Rechnungen bezahlen, den Handwerker rufen wenn was kaputt ist, die Eigentümerversammlung einberufen. Das ist der Job des WEG-Verwalters.

Die Rolle des Verwalters

Der Verwalter ist das ausführende Organ der Gemeinschaft. Er setzt um was die Eigentümer beschließen. Er vertritt die WEG nach außen. Er führt die laufenden Geschaefte.

Denken Sie an einen Geschaeftsfuehrer einer kleinen Firma. Die Gesellschafter treffen die großen Entscheidungen, der Geschaeftsfuehrer kuemmert sich ums Tagesgeschaeft. So ähnlich läuft das bei der WEG.

Seit der Reform 2020 ist der Verwalter rechtlich Organ der rechtsfahigen WEG. Das klingt technisch, bedeutet aber: Er handelt im Namen der Gemeinschaft, nicht einzelner Eigentümer. Bei Grundstückskauf- oder Darlehensvertraegen braucht er allerdings einen Beschluss der Eigentümer (Paragraph 9b Absatz 1 Satz 1 WEG).

Aufgaben des Verwalters

Die Aufgabenliste ist lang. Seit der Reform 2020 regeln verschiedene Vorschriften die Aufgaben:

Paragraph 27 WEG enthält eine Generalklausel für eilbedürftige oder untergeordnete Maßnahmen. Die Kernpflichten stehen in Paragraph 28 WEG: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht erstellen. Die Einberufung und Protokollierung der Versammlung regelt Paragraph 24 WEG.

Finanzmanagement - Wirtschaftsplan erstellen, Hausgeld einziehen, Rechnungen bezahlen, Buchhaltung führen, Jahresabrechnung vorlegen.

Instandhaltung - Kleine Reparaturen beauftragen, groessere Maßnahmen vorbereiten und nach Beschluss umsetzen.

Verwaltung - Beschlusssammlung führen, Versammlungen organisieren und protokollieren, Schriftverkehr erledigen.

Vertretung - Die WEG gegenüber Handwerkern, Behörden, Gerichten vertreten.

Der zertifizierte Verwalter

Seit dem 1. Dezember 2023 gehört zur ordnungsgemäßen Verwaltung die Bestellung eines zertifizierten Verwalters (Paragraph 19 Absatz 2 Nummer 6, Paragraph 26a WEG). Jeder Eigentümer kann dies verlangen.

Der Zertifizierte hat eine Prüfung bei der IHK abgelegt. Dort wurde geprüft ob er über die nötigen rechtlichen, kaufmaennischen und technischen Kenntnisse verfuegt.

Ausnahme: Bei Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, wenn ein Eigentümer als Verwalter bestellt wurde und weniger als ein Drittel der Eigentümer die Zertifizierung verlangt. Die Übergangsregelung für bereits am 1. Dezember 2020 bestellte Verwalter endete am 1. Juni 2024.

Das Zertifikat ist kein Qualitaetssiegel für herausragende Leistung. Es bestaetigt nur Grundkenntnisse. Aber immerhin - früher durfte sich jeder Verwalter nennen, ohne irgendetwas nachweisen zu müssen.

Bestellung und Abberufung

Der Verwalter wird von der Eigentümerversammlung bestellt. Normalerweise mit einfacher Mehrheit. Die Bestellung erfolgt für einen bestimmten Zeitraum - bei Erstbestellung nach Begründung des Wohnungseigentums maximal drei Jahre, ansonsten maximal fuenf Jahre (Paragraph 26 Absatz 2 WEG).

Wiederbestellung ist möglich. Dann wieder für hoechstens fuenf Jahre.

Die Abberufung kann jederzeit erfolgen. Dafür braucht es einen Beschluss mit einfacher Mehrheit. Wichtig: Auch ohne Angabe von Gruenden. Das Vertrauensverhältnis reicht.

Nach der Abberufung endet der Verwaltervertrag spaetestens sechs Monate nach der Abberufung automatisch (Paragraph 26 Absatz 3 Satz 2 WEG). Der Verwalter muss seine Aufgaben abwickeln und alle Unterlagen vollstaendig übergeben - sowohl in Papierform als auch elektronische Daten. In dringenden Fällen kann auch eine gerichtliche Beschlussersetzung beantragt werden (Paragraph 44 WEG).

Vergütung

Der Verwalter arbeitet nicht umsonst. Die Vergütung wird im Verwaltervertrag geregelt.

Üblich sind pauschale Vergütungen pro Einheit und Monat. Aktuelle Studien zeigen für Neuabschlüsse je nach Groesse und Lage etwa 27 bis 42 Euro brutto pro Einheit und Monat. Der Bestandsdurchschnitt lag 2023 bei rund 26,60 Euro. Bei sehr kleinen oder schwierigen Objekten können die Saetze deutlich hoeher liegen, bei großen Anlagen niedriger.

Zusätzlich gibt es oft Sonderhonorare. Für Wohnungsverkauf, für Baubegleitung, für ausserordentliche Versammlungen.

Die Vergütung zahlt die Gemeinschaft aus dem Hausgeld. Sie ist Teil der Verwaltungskosten und wird nach Paragraph 16 Absatz 2 WEG verteilt.

Pflichten und Haftung

Der Verwalter hat gegenüber der Gemeinschaft Pflichten. Er muss sorgfaeltig handeln, Weisungen der Versammlung befolgen, ordnungsgemäß Buch führen (Paragraph 28 WEG zu Rechnungslegung).

Verletzt er seine Pflichten haftet er. Wenn durch seine Fehler ein Schaden entsteht muss er ihn ersetzen. Das kann bei groesseren Pfusch ziemlich teuer werden.

Gewerbliche Wohnimmobilienverwalter benötigen eine Erlaubnis nach Paragraph 34c Gewerbeordnung. Teil dieser Erlaubnisvoraussetzung ist eine Berufshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckung von 500.000 Euro pro Schadensfall und 1 Million Euro pro Jahr. Die Versicherung springt ein wenn der Verwalter durch Pflichtverletzungen einen Vermögensschaden verursacht hat.

Selbstverwaltung als Alternative

Nicht jede WEG braucht einen externen Verwalter. Kleine Gemeinschaften können sich auch selbst verwalten.

Das funktioniert wenn alle Eigentümer sich einig sind und einer die Arbeit übernimmt. Rechtlich ist der dann Verwalter - mit allen Rechten und Pflichten.

Vorteil: Kostenersparnis. Nachteil: Einer muss es machen. Und wenn Streit entsteht fehlt die neutrale Instanz.

Bei groesseren WEGs ist Selbstverwaltung selten sinnvoll. Der Aufwand ist erheblich, professionelle Strukturen fehlen.

Wenn der Verwalter nicht funktioniert

Kommt leider vor. Der Verwalter reagiert nicht, erledigt seine Arbeit schlampig, ist nicht erreichbar.

Erste Maßnahme: Schriftliche Mahnung mit Fristsetzung. Dokumentieren Sie alles.

Wenn das nichts bringt: Abberufung durch Beschluss. Dafür braucht es eine Eigentümerversammlung. Die Einberufung erfolgt normalerweise durch den Verwalter selbst (Paragraph 24 WEG). Verweigert er dies, darf der Beiratsvorsitzende, sein Stellvertreter oder ein durch Beschluss ermaechtigter Eigentümer einberufen (Paragraph 24 Absatz 3 WEG). Mehr als ein Viertel der Eigentümer können die Einberufung verlangen (Paragraph 24 Absatz 2 WEG).

In schweren Fällen ist auch eine gerichtliche Beschlussersetzung möglich (Paragraph 44 Absatz 1 Satz 2 WEG). Das Gericht kann die Abberufung oder Bestellung eines Verwalters anordnen wenn dies die ordnungsgemäße Verwaltung gebietet.

Verwaltersuche

Einen neuen Verwalter zu finden ist manchmal gar nicht so einfach. Gerade kleine oder schwierige WEGs sind unattraktiv für Verwalter.

Empfehlungen von anderen Eigentümern helfen. Auch Vergleichsportale gibt es. Der lokale Haus- und Grundbesitzerverein kann oft Kontakte vermitteln.

Seit dem 17. Oktober 2024 sind rein virtuelle Eigentümerversammlungen möglich (Paragraph 23 Absatz 1a WEG), was die Kandidatenvorstellung und Beschlussfassung erleichtert. Bis Ende 2028 muss allerdings jährlich mindestens eine Praesenzversammlung stattfinden, sofern dies nicht einstimmig abbedungen wurde (Paragraph 48 Absatz 6 WEG).

Holen Sie mehrere Angebote ein. Vergleichen Sie nicht nur den Preis, sondern auch den Leistungsumfang und Referenzen.

Praxistipp

Kommunikation ist alles. Ein guter Verwalter ist erreichbar, antwortet zeitnah, informiert die Eigentümer. Wenn das nicht klappt ist das ein Warnsignal.

Aber seien Sie auch fair: Verwalter betreuen oft dutzende Objekte. Nicht jede Anfrage kann sofort bearbeitet werden. Realistische Erwartungen helfen beiden Seiten.