Instandhaltungsmaßnahme bei Immobilien: Was dazugehört und was nicht

Irgendwann tropft es durchs Dach, die Heizung streikt oder der Putz bröckelt. Dann steht eine Instandhaltungsmaßnahme an. Der Begriff klingt sperrig, meint aber etwas ganz Praktisches: Alles, was nötig ist, um ein Gebäude funktionsfähig zu halten.

Definition: Was ist eine Instandhaltungsmaßnahme?

Eine Instandhaltungsmaßnahme dient dazu, den bestehenden Zustand einer Immobilie zu erhalten oder wiederherzustellen. Es geht nicht darum, etwas Neues zu schaffen oder den Standard zu heben - sondern darum, das Vorhandene zu bewahren.

Der Begriff umfasst verschiedene Tätigkeiten:

Wartung: Regelmäßige Pflege, um Verschleiß zu verlangsamen. Beispiel: Jährliche Heizungswartung, Reinigung der Dachrinnen.

Inspektion: Prüfung des Zustands, um Schäden frühzeitig zu erkennen. Beispiel: Dachbegehung, Kontrolle der Elektroanlage.

Instandsetzung: Reparatur von Schäden, um den ursprünglichen Zustand wiederherzustellen. Beispiel: Austausch eines defekten Fensters, Reparatur eines Rohrbruchs.

Verbesserung: Kleinere Optimierungen im Rahmen der Instandhaltung. Beispiel: Austausch eines Thermostats gegen ein effizienteres Modell.

Abgrenzung zu anderen Begriffen

Im Immobilienbereich werden viele Begriffe verwendet - nicht immer trennscharf. Die wichtigsten Unterschiede:

Instandhaltung vs. Modernisierung: Instandhaltung erhält den Status quo. Modernisierung verbessert ihn. Alte Fenster gegen gleichwertige neue zu tauschen ist Instandhaltung. Alte Fenster gegen Dreifachverglasung mit besserem U-Wert zu tauschen ist Modernisierung.

Instandhaltung vs. Sanierung: Sanierung ist umfassender. Sie behebt grundlegende Mängel an der Bausubstanz - oft verbunden mit Modernisierung. Eine komplette Dachsanierung inklusive Dämmung geht über reine Instandhaltung hinaus.

Instandhaltung vs. Renovierung: Renovierung betrifft die Optik: Streichen, Tapezieren, Bodenbeläge. Instandhaltung betrifft die Funktion: Dach, Heizung, Wasserrohre.

Typische Instandhaltungsmaßnahmen im Überblick

Am Dach

Austausch einzelner Ziegel
Reparatur der Dachentwässerung
Erneuerung von Dachfenstern
Instandsetzung von Schornsteinen

An der Fassade

Rissreparaturen
Neuanstrich
Ausbesserung von Putzschäden
Erneuerung von Fensterbänken

An der Haustechnik

Heizungswartung und -reparatur
Austausch defekter Thermostate
Reparatur von Wasserleitungen
Erneuerung elektrischer Schalter und Steckdosen

Am Gebäude allgemein

Erneuerung von Bodenbelägen in gleicher Qualität
Austausch von Türen
Reparatur von Treppen und Geländern
Instandsetzung von Balkonen

Wer trägt die Kosten?

Das hängt von der Konstellation ab:

Selbstnutzer: Alle Kosten selbst. Steuerlich nicht absetzbar, außer bei energetischen Maßnahmen.

Vermieter: Trägt die Kosten für das Gebäude. Kann sie als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Eine Umlage auf Mieter ist bei reiner Instandhaltung nicht möglich.

Wohnungseigentümer: Instandhaltung am Gemeinschaftseigentum wird aus der Erhaltungsrücklage bezahlt (§ 19 Absatz 2 Nummer 4 WEG). Die Finanzierung und Abrechnung erfolgt nach § 28 WEG über Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung. Sondereigentum (Innenwände, Bodenbeläge in der Wohnung) zahlt jeder selbst.

Mieter: Grundsätzlich nicht zuständig für Instandhaltung. Ausnahme: Kleinreparaturen können im Mietvertrag vereinbart sein, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind: Beschränkung auf Gegenstände im häufigen Mieterzugriff (z.B. Armaturen, Steckdosen, Lichtschalter), Einzelschadensbegrenzung (nach aktueller Rechtsprechung üblicherweise 100-120 Euro pro Reparatur) und Jahreshöchstgrenze (etwa 6 Prozent der Jahresnettokaltmiete gilt als rechtssicher).

Die rechtliche Dimension

Im Mietrecht spielt die Abgrenzung eine wichtige Rolle:

§ 535 BGB: Der Vermieter muss die Mietsache in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand erhalten. Instandhaltung ist also Vermieterpflicht.

§ 555b BGB: Definiert Modernisierungsmaßnahmen (z.B. energetische Verbesserungen, Steigerung des Gebrauchswerts). Das Recht zur Mieterhöhung nach Modernisierung ergibt sich aus § 559 BGB: Der Vermieter kann jährlich 8 Prozent der Modernisierungskosten (unter Abzug des Erhaltungsanteils nach § 559 Absatz 2 BGB) auf die Jahresmiete umlegen, begrenzt durch Kappungsgrenzen (§ 559 Absatz 3a BGB). Reine Instandhaltung berechtigt nicht zur Mieterhöhung.

§ 559e BGB (seit 2023): Bei Heizungsaustausch gelten Sonderregelungen: Mindestens 15 Prozent Erhaltungsanteil sind pauschal abzuziehen, zusätzlich gilt eine Kappungsgrenze von 0,50 Euro pro Quadratmeter Wohnfläche zusätzlich zur allgemeinen Kappung.

Beispiel: Ein Vermieter tauscht die 30 Jahre alte Heizung gegen eine neue. Soweit die neue Heizung nur den gleichen Komfort bietet, ist es Instandhaltung. Führt sie zu Energieeinsparungen, liegt anteilig Modernisierung vor. Der Erhaltungsanteil muss jedoch nach § 559 Absatz 2 BGB bzw. § 559e BGB abgezogen werden, bevor eine Mieterhöhung berechnet werden kann.

Instandhaltungsmaßnahmen planen

Reaktiv zu handeln - erst reparieren, wenn etwas kaputt ist - ist teuer. Besser: Ein Instandhaltungsplan.

Schritt 1: Bestandsaufnahme Was ist im Gebäude verbaut? Wie alt sind die Bauteile? Was wurde wann gemacht?

Schritt 2: Lebensdauer einschätzen Jedes Bauteil hat eine typische Lebensdauer:

Dacheindeckung: 40-60 Jahre
Heizung: 20-25 Jahre
Fenster: 30-40 Jahre
Fassadenanstrich: 10-15 Jahre
Wasserrohre: 40-50 Jahre

Schritt 3: Maßnahmen terminieren Wann steht voraussichtlich was an? Die Antwort hilft bei der finanziellen Planung.

Schritt 4: Rücklagen bilden Monatlich einen festen Betrag zurücklegen. Siehe dazu auch den Artikel zur Instandhaltungsrücklage.

Dokumentation nicht vergessen

Jede Instandhaltungsmaßnahme sollte dokumentiert werden:

Datum der Durchführung
Art der Maßnahme
Kosten
Ausführendes Unternehmen
Rechnungen und Gewährleistungsunterlagen

Diese Dokumentation ist Gold wert: Bei Verkauf, bei Versicherungsschäden, bei Streit mit Handwerkern.

Wartungsverträge: Sinnvoll oder nicht?

Für einige Anlagen bieten Fachbetriebe Wartungsverträge an - besonders für Heizung, Aufzüge und Lüftungsanlagen.

Vorteile:

Regelmäßige Termine werden nicht vergessen
Oft günstigere Stundensätze als bei Einzeläufträgen
Schnellere Reaktion bei Störungen

Nachteile:

Bindung an einen Anbieter
Nicht immer bedarfsgerecht

Bei Heizungsanlagen ist ein Wartungsvertrag fast immer sinnvoll - schon weil die jährliche Wartung für Garantieansprüche oft Voraussetzung ist. Zudem gelten seit 1. Oktober 2024 gesetzliche Pflichten nach dem Gebäudeenergiegesetz (GEG):

§ 60b GEG: In Wohngebäuden mit mindestens 6 Wohneinheiten und wassergeführten Heizungsanlagen müssen diese regelmäßig geprüft und optimiert werden.

§ 60c GEG: Bei Einbau oder Austausch von Wärmeerzeugern in solchen Gebäuden ist ein hydraulischer Abgleich durchzuführen.

Externe Quellen und weiterführende Informationen

Zusammenfassung

Instandhaltungsmaßnahmen dienen der Erhaltung oder Wiederherstellung des bestehenden Gebäudezustands. Sie umfassen Wartung, Inspektion, Instandsetzung und kleinere Verbesserungen. Die Abgrenzung zu Modernisierung (Standardverbesserung) und Renovierung (optische Auffrischung) ist rechtlich und wirtschaftlich bedeutsam.

Mietrechtlich trägt der Vermieter die Instandhaltungskosten (§ 535 BGB). Eine Umlage auf Mieter ist nicht zulässig. Bei Wohnungseigentum werden Maßnahmen am Gemeinschaftseigentum aus der Instandhaltungsrücklage finanziert.

Systematische Planung, regelmäßige Wartung und Dokumentation minimieren Gesamtkosten und verlängern die Lebensdauer von Bauteilen. Instandhaltungskosten für Vermieter sind als Werbungskosten steuerlich absetzbar.