Aufwandsentschädigung bei Immobilien

Aufwandsentschädigungen im Umfeld von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) und Wohnungsbaugenossenschaften sind rechtlich und steuerlich unterschiedlich zu behandeln. Die steuerliche Einordnung hängt davon ab, ob die Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG greift oder ob andere Einkunftsarten vorliegen.

Rechtliche Grundlagen

Die steuerliche Behandlung von Aufwandsentschädigungen richtet sich nach verschiedenen Vorschriften des Einkommensteuergesetzes (EStG).

Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a EStG): Seit 1. Januar 2026 beträgt die Ehrenamtspauschale 960 Euro jährlich (zuvor 840 Euro). Diese Pauschale gilt für nebenberufliche Tätigkeiten im Dienst oder Auftrag einer juristischen Person des öffentlichen Rechts oder einer gemeinnützigen Körperschaft zur Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke.

Sonstige Einkünfte (§ 22 Nr. 3 EStG): Für Vergütungen, die nicht unter die Ehrenamtspauschale fallen, gilt eine Freigrenze von 256 Euro pro Jahr. Wird diese Freigrenze überschritten, ist der gesamte Überschuss steuerpflichtig (nicht nur der übersteigende Betrag).

Kumulation: Die Ehrenamtspauschale gilt personenbezogen pro Jahr, unabhängig von der Anzahl der begünstigten Tätigkeiten. Bei mehreren Tätigkeiten kann der Freibetrag nur einmal in Anspruch genommen werden.

Beirat in Wohnungseigentümergemeinschaften

Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter gemäß § 29 Abs. 2 WEG. Er ist kein Vertretungsorgan der Gemeinschaft nach außen.

Aufgaben:

Prüfung und Stellungnahme zu Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung
Kontrolle der Verwaltung und Unterstützung des Verwalters
Teilnahme an Eigentümerversammlungen
Ortsbegehungen bei Sanierungsmaßnahmen

Vertretung: Die Gemeinschaft wird nach außen durch den Verwalter vertreten (§ 9b Abs. 1 WEG). Gegenüber dem Verwalter vertritt die Gemeinschaft der Beiratsvorsitzende oder ein ermächtigter Eigentümer (§ 9b Abs. 2 WEG).

Zeitaufwand: Je nach Größe der WEG zwischen einigen Stunden und mehreren Tagen jährlich.

Aufwandsentschädigung: Die Eigentümerversammlung kann eine angemessene Vergütung oder Entschädigung beschließen. Nach der Rechtsprechung gelten Pauschalen von 100 bis 250 Euro pro Jahr als ordnungsmäßig. Pauschale Beträge von 500 Euro pro Jahr wurden mehrfach als unangemessen eingestuft (z. B. AG München, Urt. v. 01.02.2017, 481 C 15463/16). Die Höhe ist abhängig von der Größe der WEG und dem Aufgabenumfang.

Steuerliche Behandlung: Pauschale Zahlungen an WEG-Beiräte sind regelmäßig als sonstige Einkünfte nach § 22 Nr. 3 EStG zu erfassen. Es gilt eine Freigrenze von 256 Euro pro Jahr. Wird diese überschritten, ist der gesamte Überschuss steuerpflichtig. Die Ehrenamtspauschale des § 3 Nr. 26a EStG ist bei WEG-Beiräten grundsätzlich nicht anwendbar, da WEGs weder juristische Personen des öffentlichen Rechts noch gemeinnützige Körperschaften sind. Reine Kostenerstattungen gegen Nachweis (z. B. Fahrtkosten, Porto) bleiben steuerfrei, da kein Einkommen zufließt.

Rechtliche Grundlage: Die Aufwandsentschädigung muss als Aufwendungsersatz im Sinne des § 670 BGB ausgestaltet sein. Entscheidend ist der Ersatz konkreter Aufwendungen für die Beiratsarbeit. Reine Zeitvergütungen ohne Bezug zu tatsächlichen Aufwendungen sind rechtlich problematisch und können zur Unwirksamkeit des Beschlusses führen.

Haftung: Bei unentgeltlicher Tätigkeit haftet der Beirat gemäß § 29 Abs. 3 WEG nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Dieses Haftungsprivileg entfällt bei entgeltlicher Tätigkeit – eine Aufwandsentschädigung kann daher zur Verschärfung der Haftung führen.

Beschlussverfahren: Die Aufwandsentschädigung wird durch Beschluss der Eigentümerversammlung festgesetzt. Seit der WEG-Reform 2020 genügt grundsätzlich die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Der Beschluss muss gemäß § 24 Abs. 6 WEG protokolliert werden.

Ehrenamtliche Verwalter

In kleineren Wohnungseigentümergemeinschaften übernehmen teilweise Eigentümer die Verwaltung.

Tätigkeiten:

Buchhaltung und Jahresabrechnung
Organisation von Handwerkerleistungen
Kommunikation mit Eigentümern
Verwaltung der Instandhaltungsrücklage

Vergütung: Die Vergütung eines WEG-Verwalters ist frei vereinbar und wird im Rahmen der Bestellung (§ 26 WEG) vertraglich geregelt. Eine Deckelung durch die Ehrenamtspauschale existiert nicht.

Steuerliche Behandlung: Vergütungen an WEG-Verwalter sind steuerpflichtig. Bei entgeltlicher Verwaltungstätigkeit liegen regelmäßig gewerbliche Einkünfte nach § 15 EStG vor, sofern die Merkmale (Selbständigkeit, Nachhaltigkeit, Gewinnerzielungsabsicht, Teilnahme am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr) erfüllt sind. Umsatzsteuerlich ist der Verwalter als Unternehmer anzusehen; Umsatzsteuer fällt an, sofern keine Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG greift. Die Ehrenamtspauschale des § 3 Nr. 26a EStG ist auf WEG-Verwaltervergütungen grundsätzlich nicht anwendbar.

Abgrenzung zur privaten Vermögensverwaltung: Bei Verwaltung mehrerer fremder Objekte gegen Entgelt liegt in der Regel eine gewerbliche Tätigkeit vor. Die Verwaltung eines einzelnen eigenen WEG-Objekts ist dagegen der privaten Vermögensverwaltung zuzuordnen.

Genossenschaften

Wohnungsbaugenossenschaften haben Aufsichtsräte, die den Vorstand kontrollieren.

Aufgaben:

Überwachung der Geschäftsführung
Prüfung von Jahresabschlüssen
Teilnahme an Aufsichtsratssitzungen
Bestellung und Abberufung von Vorstandsmitgliedern

Aufwandsentschädigung: Genossenschaften zahlen ihren Aufsichtsratsmitgliedern Aufwandsentschädigungen, deren Höhe durch Satzung oder Beschluss festgelegt wird. Gemäß § 36 Abs. 2 GenG ist eine erfolgsabhängige Vergütung unzulässig.

Steuerliche Behandlung: Aufsichtsratsvergütungen in Genossenschaften sind grundsätzlich Einkünfte aus selbständiger Arbeit nach § 18 Abs. 1 Nr. 3 EStG und nicht durch die Ehrenamtspauschale begünstigt. Eine Ausnahme kann nur vorliegen, wenn die Tätigkeit im Dienst oder Auftrag einer juristischen Person des öffentlichen Rechts oder einer gemeinnützigen Körperschaft erfolgt (beispielsweise bei entsandten kommunalen Vertretern).

Vermieter und Werbungskosten

Für Vermieter ist die Aufwandsentschädigung nicht relevant. Vermieter erhalten keine Entschädigung, sondern machen Ausgaben steuerlich geltend.

Werbungskosten: Vermieter können alle mit der Vermietung zusammenhängenden Ausgaben steuerlich als Werbungskosten nach § 9 EStG in Verbindung mit § 21 EStG geltend machen.

Beispiele: Fahrtkosten zur Immobilie, Kommunikationskosten, Kontoführungsgebühren, Abschreibungen (AfA), Zinsen für Baudarlehen, Instandhaltungskosten, Versicherungen

Besteuerung: Die Mieteinnahmen werden um die Werbungskosten gemindert. Nur der verbleibende Überschuss wird versteuert.

Steuerliche Behandlung

Aufnahme in die Steuererklärung: Die Angabe von Einnahmen in der Steuererklärung ist üblich und empfehlenswert, auch wenn sie unter den jeweiligen Freigrenzen oder Freibeträgen liegen. Die Steuerformulare sehen entsprechende Eingabemöglichkeiten vor.

Nachweispflicht: Bei Rückfragen des Finanzamts sollte der Beschluss der Eigentümerversammlung oder der Genossenschaftsmitgliederversammlung vorgelegt werden können.

Unterschied Freibetrag und Freigrenze: Bei der Ehrenamtspauschale (960 Euro) handelt es sich um einen Freibetrag – bei Überschreitung ist nur der darüber hinausgehende Betrag steuerpflichtig. Bei § 22 Nr. 3 EStG (256 Euro) handelt es sich um eine Freigrenze – bei deren Überschreiten ist der gesamte Überschuss steuerpflichtig.

Häufige Fehler

Fehlende Dokumentation: Aufwandsentschädigungen ohne Beschluss der Eigentümerversammlung fehlt die rechtliche Grundlage. Das Protokoll muss die Entschädigung dokumentieren (§ 24 Abs. 6 WEG).

Überhöhte Beträge: Die Angemessenheit der Vergütung ist zu beachten. Nach der Rechtsprechung gelten Pauschalen von 100 bis 250 Euro pro Jahr als ordnungsmäßig. Pauschale Beträge von 500 Euro pro Jahr wurden mehrfach als unangemessen eingestuft (z. B. AG München, Urt. v. 01.02.2017, 481 C 15463/16).

Verwechslung mit Übungsleiterpauschale: Die Übungsleiterpauschale (seit 1. Januar 2026: 3.300 Euro jährlich, zuvor 3.000 Euro) gilt nur für nebenberufliche pädagogische, künstlerische oder pflegerische Tätigkeiten sowie für Übungsleiter und Ausbilder in Sportvereinen. Sie ist nicht für WEG-Beiräte oder Genossenschaftsaufsichtsräte anwendbar.

Falsche Anwendung der Ehrenamtspauschale: Die Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG ist nur anwendbar bei Tätigkeiten für juristische Personen des öffentlichen Rechts oder gemeinnützige Körperschaften. WEGs und die meisten Wohnungsbaugenossenschaften fallen nicht darunter.

Beschlussfassung

Antragstellung: Ein Eigentümer stellt in der Eigentümerversammlung den Antrag auf Einführung einer Aufwandsentschädigung für den Beirat.

Abstimmung: Die Versammlung beschließt mit der erforderlichen Mehrheit. Seit der WEG-Reform vom 1. Dezember 2020 genügt grundsätzlich die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen, sofern keine qualifizierte Mehrheit oder Einstimmigkeit gesetzlich oder vereinbart erforderlich ist.

Protokollierung: Der Beschluss ist gemäß § 24 Abs. 6 WEG zu protokollieren und in die Beschlusssammlung aufzunehmen (§ 24 Abs. 7 WEG).

Gültigkeit: Der Beschluss gilt bis zu einer Änderung. Die Auszahlung erfolgt regelmäßig (meist jährlich) durch die Verwaltung aus der Gemeinschaftskasse.

Anpassung: Änderungen der Höhe erfordern einen neuen Beschluss.

Siehe auch

Weblinks

Die Aufwandsentschädigung im Immobilienbereich betrifft hauptsächlich ehrenamtliche Tätigkeiten in WEGs und Genossenschaften. Die steuerliche Behandlung ist unterschiedlich: Für WEG-Beiräte gilt regelmäßig § 22 Nr. 3 EStG mit einer 256-Euro-Freigrenze, während die Ehrenamtspauschale (960 Euro seit 2026) nur bei Tätigkeiten für juristische Personen des öffentlichen Rechts oder gemeinnützige Körperschaften anwendbar ist. Die Entschädigung bedarf eines Beschlusses der Eigentümerversammlung. Vermieter können keine Aufwandsentschädigung geltend machen, sondern setzen ihre Ausgaben als Werbungskosten ab.