Nebenkostenabrechnung

Die Nebenkostenabrechnung ist die jährliche Abrechnung der tatsächlichen Betriebskosten durch den Vermieter. Sie wird mit den geleisteten Vorauszahlungen verrechnet und führt zu einer Nachforderung oder Gutschrift. Die Abrechnung unterliegt strikten formellen und materiellen Anforderungen nach § 556 BGB.

Rechtliche Grundlagen

Die Betriebskostenabrechnung ist in § 556 Abs. 3 BGB geregelt. Sie ist nur erforderlich, wenn im Mietvertrag eine entsprechende Vereinbarung getroffen wurde.

Ohne vertragliche Regelung sind alle Betriebskosten mit der Kaltmiete abgegolten. Der Vermieter trägt sie selbst und rechnet nicht ab.

Abrechnungsfrist

Der Vermieter hat zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, die Abrechnung zu erstellen und dem Mieter zuzustellen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB).

Beispiel: Abrechnungsjahr 2024. Die Abrechnung muss bis spätestens 31. Dezember 2025 beim Mieter eingehen.

Fristversäumnis: Kommt die Abrechnung zu spät, kann der Vermieter keine Nachforderung mehr geltend machen. Er verliert seinen Anspruch. Guthaben muss er dennoch auszahlen.

Ausnahme: Nur wenn der Vermieter die Fristversäumnis nicht zu vertreten hat (z.B. weil der Energieversorger die Jahresabrechnung extrem verspätet geliefert hat), kann die Nachforderung ausnahmsweise noch geltend gemacht werden. Die Darlegungs- und Beweislast trägt der Vermieter.

Formelle Anforderungen

Die Abrechnung muss für den Mieter verständlich und nachvollziehbar sein. Folgende Mindestangaben sind erforderlich:

Abrechnungszeitraum: Welches Kalenderjahr oder welcher andere 12-Monats-Zeitraum wird abgerechnet?

Gesamtkosten: Was hat das Gebäude insgesamt an Betriebskosten verursacht? Aufgeschlüsselt nach Kostenarten.

Verteilerschlüssel: Wie werden die Kosten auf die Mieter verteilt? Nach Wohnfläche, Verbrauch, Personenzahl oder anderen Schlüsseln?

Berechnung für die konkrete Wohnung: Welcher Anteil entfällt auf diese Wohnung? Die Rechnung muss nachvollziehbar sein.

Abzug der Vorauszahlungen: Welche Beträge hat der Mieter bereits im Abrechnungszeitraum gezahlt?

Saldo: Ergibt sich eine Nachzahlung oder ein Guthaben? Der Betrag muss klar benannt werden.

Fehlen wesentliche Angaben, ist die Abrechnung formell unwirksam. Der Mieter muss dann nicht zahlen - jedenfalls nicht, bis eine ordnungsgemäße Abrechnung vorliegt.

Typische formelle Fehler

Häufige Mängel, die zur Unwirksamkeit führen:

Fehlender Verteilerschlüssel: Aus der Abrechnung geht nicht hervor, nach welchem Schlüssel verteilt wurde. Der Mieter kann nicht prüfen, ob korrekt gerechnet wurde.

Falscher Abrechnungszeitraum: Im Mietvertrag ist ein Zeitraum vereinbart (z.B. Kalenderjahr), abgerechnet wird ein anderer Zeitraum.

Nicht nachvollziehbare Berechnung: Die Abrechnung ist so intransparent, dass der Mieter nicht prüfen kann, ob sie stimmt.

Unvollständige Aufschlüsselung: Die Kostenarten sind nicht getrennt ausgewiesen, sondern als Pauschale zusammengefasst.

Häufige inhaltliche Fehler

Noch häufiger als formelle Mängel sind inhaltliche Fehler:

Nicht umlagefähige Kosten: Verwaltungskosten, Reparaturen, Instandhaltungsrücklagen, Rechtsanwaltskosten - all das darf nicht auf Mieter umgelegt werden. Trotzdem findet es sich oft in Abrechnungen.

Falscher Verteilerschlüssel: Im Mietvertrag steht "nach Wohnfläche", abgerechnet wird nach Personenzahl. Das ist unzulässig.

Umlage von Leerstandskosten: Stehen Wohnungen im Haus leer, trägt der Vermieter deren Kostenanteil selbst. Er darf ihn nicht auf die übrigen Mieter umlegen.

Fehlerhafte Heizkostenverteilung: Nach der Heizkostenverordnung müssen mindestens 50 Prozent (maximal 70 Prozent) der Heizkosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Wer 100 Prozent nach Wohnfläche abrechnet, verstößt gegen geltendes Recht.

Vermischung von Hausmeister- und Verwaltungskosten: Hausmeisterkosten sind teilweise umlagefähig (soweit es um Tätigkeiten wie Reinigung, Gartenpflege, Winterdienst geht). Verwaltungstätigkeiten des Hausmeisters sind nicht umlagefähig. Viele Abrechnungen trennen nicht sauber.

Einspruchsfrist für Mieter

Nach Zugang der Abrechnung hat der Mieter zwölf Monate Zeit, Einwände zu erheben (§ 556 Abs. 3 Satz 6 BGB).

Verpasst der Mieter diese Frist, kann er Fehler grundsätzlich nicht mehr rügen. Die Abrechnung gilt als akzeptiert.

Ausnahme: Wenn der Fehler für den Mieter nicht erkennbar war, kann er auch nach Fristablauf noch Einwände erheben. Beispiel: Der Vermieter hat eine Position als "Wartung" deklariert, tatsächlich handelte es sich aber um eine nicht umlagefähige Reparatur. Dies war für den Mieter nicht erkennbar.

Praxistipp: Abrechnung sofort nach Erhalt prüfen. Nicht bis November des Folgejahres warten.

Belegeinsicht

Der Mieter hat nach § 259 BGB ein Recht auf Belegeinsicht. Er darf die Originalrechnungen einsehen, auf denen die Abrechnung basiert.

Wo: Beim Vermieter oder bei der Hausverwaltung. Der Mieter muss sich zu den Geschäftszeiten dorthin begeben.

Kopien: Der Mieter hat keinen Anspruch auf Zusendung von Kopien per Post. Er kann aber Kopien gegen Kostenerstattung verlangen.

Warum wichtig: Erst durch Belegeinsicht können viele Fehler erkannt werden. Die Rechnung der Gebäudeversicherung anschauen. Den Hausmeistervertrag prüfen. Die Heizölrechnung checken.

Verweigert der Vermieter die Belegeinsicht, kann der Mieter die Zahlung bis zur Gewährung der Einsicht verweigern.

Fälligkeit der Nachzahlung

Mit Zugang der Abrechnung wird die Nachforderung fällig. Es gibt keine automatische 30-Tage-Zahlungsfrist.

Zahlung unter Vorbehalt: Der Mieter kann unter Vorbehalt zahlen. Er zahlt die Nachforderung, behält sich aber vor, sie nach Prüfung zurückzufordern.

Dies schützt vor Verzug und ermöglicht gleichzeitig eine gründliche Prüfung.

Ratenzahlung: Bei hohen Nachforderungen kann der Mieter um Ratenzahlung bitten. Ein Rechtsanspruch besteht nicht, aber viele Vermieter zeigen sich kulant.

Fälligkeit des Guthabens

Auch wenn der Mieter ein Guthaben hat, wird dieses mit Zugang der Abrechnung fällig. Der Vermieter muss auszahlen.

Tut er dies nicht, kann der Mieter mahnen und eine Frist zur Zahlung setzen. Nach Fristablauf gerät der Vermieter in Verzug und schuldet Verzugszinsen.

Der Mieter kann das Guthaben auch mit der laufenden Miete verrechnen. Dazu muss er den Vermieter informieren.

Verbrauchsabhängige Abrechnung

Bei Heizung und Warmwasser schreibt die Heizkostenverordnung eine verbrauchsabhängige Abrechnung vor.

Mindestens 50 Prozent der Heizkosten müssen nach Verbrauch abgerechnet werden (gemessen durch Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler).

Maximal 70 Prozent dürfen nach Verbrauch abgerechnet werden. Der Rest (mindestens 30 Prozent) muss nach Wohnfläche oder einem anderen festen Schlüssel verteilt werden.

Diese Regelung soll einerseits Anreize zum Energiesparen schaffen, andererseits aber verhindern, dass Mieter in schlecht gedämmten Wohnungen überproportional belastet werden.

Warmwasser: Hier sind 50-70 Prozent verbrauchsabhängige Abrechnung ebenfall vorgeschrieben.

Verstößt der Vermieter gegen die Heizkostenverordnung, kann der Mieter die Heiz- und Warmwasserkosten um 15 Prozent kürzen.

Prüfung durch Mieter

Eine systematische Prüfung sollte folgende Punkte umfassen:

Formelle Prüfung:

Ist die Frist eingehalten?
Sind alle Pflichtangaben enthalten?
Ist die Abrechnung verständlich?

Inhaltliche Prüfung:

Sind nur umlagefähige Kosten enthalten?
Stimmt der Verteilerschlüssel mit dem Mietvertrag überein?
Wurden Leerstandskosten zu Unrecht umgelegt?
Sind die Beträge plausibel im Vergleich zum Vorjahr?

Belegeinsicht:

Stimmen die Gesamtbeträge mit den Originalrechnungen überein?
Sind die angegebenen Kostenarten korrekt zugeordnet?

Rechnerische Prüfung:

Ist die Berechnung für die eigene Wohnung korrekt?
Stimmen die Quadratmeterangaben?
Wurden die Vorauszahlungen richtig abgezogen?

Bei Zweifeln ist es ratsam, einen Mieterverein oder einen auf Mietrecht spezialisierten Anwalt zu konsultieren. Studien zeigen, dass etwa 50 Prozent aller Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft sind.

Weiterführende Informationen

Die gesetzlichen Grundlagen finden sich im Bürgerlichen Gesetzbuch, § 556 BGB, sowie in der Betriebskostenverordnung und der Heizkostenverordnung. Der Deutsche Mieterbund bietet umfassende Beratung zur Prüfung von Nebenkostenabrechnungen und stellt Musterschreiben für Widersprüche bereit.

Die Nebenkostenabrechnung ist ein komplexes Thema mit hohem Fehlerrisiko. Mieter sollten jede Abrechnung sorgfältig prüfen und nicht vorschnell zahlen. Vermieter sollten sorgfältig und transparent abrechnen, um Konflikte zu vermeiden. Bei Streitigkeiten entscheiden die Amtsgerichte, wobei der Vermieter die Darlegungs- und Beweislast für die Richtigkeit der Abrechnung trägt.