Betriebskosten

Betriebskosten sind die laufenden Kosten, die durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch eines Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks entstehen. Die Umlage auf Mieter unterliegt den präzisen Regelungen des § 556 BGB und der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Nur ausdrücklich als umlagefähig definierte Kostenpositionen dürfen auf Mieter übertragen werden.

Rechtliche Grundlagen

Die gesetzliche Basis bildet § 556 BGB, der die Umlagefähigkeit von Betriebskosten regelt. Die Konkretisierung erfolgt durch die Betriebskostenverordnung, die in § 2 BetrKV einen abschließenden Katalog umlagefähiger Betriebskosten definiert. Ohne ausdrückliche vertragliche Vereinbarung ist eine Umlage nicht zulässig.

§ 556 Absatz 3 Satz 1 BGB enthält zudem das Wirtschaftlichkeitsgebot: Der Vermieter ist verpflichtet, die Betriebskosten wirtschaftlich zu gestalten. Seit dem 1. Januar 2025 ist in § 556 Absatz 4 BGB ausdrücklich geregelt, dass der Vermieter die Abrechnungsunterlagen auch elektronisch bereitstellen darf.

Umlagefähige Betriebskosten

Die Betriebskostenverordnung nennt in § 2 siebzehn Kostengruppen:

Grundsteuer: Die von der Gemeinde erhobene Grundsteuer gemäß Grundsteuergesetz.

Wasserversorgung: Wasserverbrauch, Grundgebühren, Wasserzähler, Wasserpumpen, Wasseraufbereitungsanlagen.

Entwässerung: Abwassergebühren, Betrieb der Entwässerungspumpen, Wartung der Sickergruben.

Heizung und Warmwasser: Brennstoffkosten, Betriebsstrom, Wartung und Reinigung der Heizanlage, Emissionsmessungen, Schornsteinreinigung. Unterliegt den Sonderregelungen der Heizkostenverordnung.

Aufzug: Betriebsstrom, Beaufsichtigung, Bedienung, Überwachung, Pflege, Reinigung, wiederkehrende Prüfungen.

Straßenreinigung und Müllbeseitigung: Öffentliche Straßenreinigung, Müllabfuhr, Bereitstellung von Müllbehältern.

Gebäudereinigung: Reinigung von Gemeinschaftsräumen, Treppen, Fluren, Kellerräumen.

Gartenpflege: Pflege gärtnerischer Anlagen, Rasenflächen, Bäume und Sträucher. Bei Eigenleistung durch den Vermieter dürfen fiktive Kosten in Höhe der marktüblichen Drittpreise (ohne Umsatzsteuer) angesetzt werden (§ 1 Absatz 1 Satz 2 BetrKV; BGH VIII ZR 41/12).

Beleuchtung: Stromkosten für Gemeinschaftsbeleuchtung.

Schornsteinreinigung: Regelmäßige Reinigung und Überprüfung.

Sach- und Haftpflichtversicherungen: Gebäudeversicherung, Haftpflichtversicherung, Glasversicherung, nicht jedoch Rechtsschutzversicherungen.

Hausmeister: Vergütung des Hausmeisters für Tätigkeiten im Rahmen der Betriebskosten. Verwaltungs- und Instandhaltungsanteile sind herauszurechnen. Der Vermieter muss die Hausmeisterkosten aufschlüsseln; pauschale Abzüge genügen nicht (BGH VIII ZR 27/07). Notdienstpauschalen gehören zu den Verwaltungskosten und sind nicht umlagefähig (BGH VIII ZR 62/19).

Gemeinschaftsantenne und Breitbandkabel: Seit 1. Juli 2024 sind die laufenden Kabel- und TV-Grundgebühren nicht mehr als Betriebskosten umlagefähig (Ende des sogenannten Nebenkostenprivilegs). Umlagefähig bleiben bei Antennen- und Breitbandanlagen in der Regel nur Betriebskosten wie Betriebsstrom und Prüfkosten. Neu: § 2 Nummer 15 Buchstabe c BetrKV erlaubt unter engen Voraussetzungen die Umlage laufender Kosten für eine gebäudeinterne Glasfaserverteilanlage sowie ein Glasfaserbereitstellungsentgelt nach § 72 TKG, wenn Mieter den Telekommunikationsanbieter frei wählen können.

Wascheinrichtungen: Betrieb gemeinschaftlicher Wasch- und Trockenräume.

Sonstige Betriebskosten: Nur bei ausdrücklicher vertraglicher Vereinbarung im Mietvertrag zulässig. Sie müssen im Mietvertrag konkret bezeichnet sein (BGH VIII ZR 167/03).

Nicht umlagefähige Kosten

Folgende Kostenpositionen sind ausdrücklich nicht umlagefähig:

Verwaltungskosten: Kosten der Hausverwaltung, Buchhaltung, Kontoführung, Rechts- und Steuerberatung des Vermieters.

Instandhaltung und Instandsetzung: Reparaturen, Renovierungen, Modernisierungen. Diese fallen in den Verantwortungsbereich des Vermieters.

Instandhaltungsrücklage: Bei Eigentumswohnungen gebildete Rücklagen sind nicht umlagefähig.

Leerstandskosten: Kosten für leerstehende Wohnungen dürfen nicht auf die bewohnten Einheiten umgelegt werden.

Anschaffungskosten: Erstanschaffungen von Geräten oder Anlagen. Nur laufende Betriebskosten sind umlagefähig.

Verteilerschlüssel

Die Verteilung der Betriebskosten auf die einzelnen Mieter erfolgt nach dem im Mietvertrag vereinbarten Verteilerschlüssel. Zulässig sind:

Nach Wohnfläche: Der am häufigsten verwendete Schlüssel. Die Kosten werden proportional zur Wohnfläche verteilt.

Nach Personenzahl: Seltener, da Änderungen der Personenzahl laufende Anpassungen erfordern.

Nach Verbrauch: Bei Heizung, Warmwasser und Kaltwasser üblich, wenn entsprechende Zähler vorhanden sind. Für Heizung und Warmwasser durch die Heizkostenverordnung vorgeschrieben (mindestens 50 Prozent verbrauchsabhängig).

Nach Wohneinheiten: Jede Wohnung trägt einen gleichen Anteil, unabhängig von Größe oder Personenzahl.

Der Verteilerschlüssel muss im Mietvertrag festgelegt sein. Eine einseitige Änderung durch den Vermieter ist grundsätzlich nicht zulässig. Ausnahme: § 556a Absatz 2 BGB ermöglicht die einseitige Umstellung auf erfassten Verbrauch oder erfasste Verursachung (beispielsweise nach Einbau von Kaltwasserzählern) durch Erklärung in Textform vor Beginn des Abrechnungszeitraums. Bei Fehlen einer Vereinbarung gilt der gesetzliche Verteilerschlüssel nach Wohnfläche.

Abrechnungszeitraum und Fristen

Der Abrechnungszeitraum beträgt in der Regel zwölf Monate, üblich ist das Kalenderjahr. Der Vermieter muss die Abrechnung gemäß § 556 Absatz 3 BGB spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter mitteilen.

Versäumt der Vermieter diese Frist, kann er Nachforderungen grundsätzlich nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (§ 556 Absatz 3 Satz 3 BGB). Dies kann beispielsweise bei verspäteten behördlichen Bescheiden oder Lieferantenrechnungen der Fall sein. Guthaben müssen unabhängig von der Fristversäumnis erstattet werden.

Formelle Anforderungen an die Abrechnung

Eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung muss folgende Anforderungen erfüllen:

• Zusammenstellung der Gesamtkosten

• Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels

• Berechnung des Anteils des Mieters

• Abzug der geleisteten Vorauszahlungen

• Ergebnis (Nachzahlung oder Guthaben)

Die Abrechnung muss für den Mieter nachvollziehbar und überprüfbar sein. Pauschale Angaben ohne Aufschlüsselung sind unzureichend.

Belegeinsichtsrecht

Der Mieter hat gemäß § 259 BGB ein Recht auf Einsicht in alle Abrechnungsunterlagen einschließlich Zahlungsbelege (BGH VIII ZR 118/19). Der Vermieter muss nach Aufforderung die Originalrechnungen, Verträge und sonstigen Nachweise zur Einsichtnahme bereitstellen. Der Vermieter darf die Belege auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Absatz 4 BGB).

Die Einsicht kann im Büro des Vermieters oder Verwalters erfolgen. Ein genereller Anspruch auf Übersendung von Kopien besteht nicht (BGH VIII ZR 78/05); Kopien sind ausnahmsweise geschuldet, wenn die Einsicht vor Ort unzumutbar ist. Der Mieter kann auf eigene Kosten Kopien anfertigen.

Prüfung und Widerspruch

Der Mieter sollte jede Betriebskostenabrechnung sorgfältig prüfen. Die Widerspruchsfrist beträgt gemäß § 556 Absatz 3 Satz 6 BGB zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter gegen die Abrechnung nur noch bei grob fehlerhaften Abrechnungen vorgehen.

Typische Prüfpunkte sind:

• Umlagefähigkeit aller aufgeführten Positionen

• Korrektheit des Verteilerschlüssels

• Plausibilität der Kostensteigerungen

• Vollständigkeit und Richtigkeit der Berechnung

• Einhaltung der Abrechnungsfrist

Sonderregelungen für Heizung und Warmwasser

Die Heizkostenverordnung (HeizKV) schreibt vor, dass mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heiz- und Warmwasserkosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen (§ 7 Absatz 1 HeizKV für Wärme; § 8 Absatz 1 für Warmwasser). Dies erfordert die Installation von Erfassungsgeräten (Heizkostenverteiler, Wärmemengenzähler).

Ausnahmen gelten gemäß § 11 Absatz 1 Nummer 1 HeizKV für Gebäude mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt.

Wichtig: Kehrgebühren und Messkosten der zentralen Heizungsanlage gehören zu den Heizkosten und werden verbrauchsabhängig verteilt (§ 7 Absatz 2 HeizKV). Die separate Position "Schornsteinreinigung" (§ 2 Nummer 12 BetrKV) betrifft dagegen beispielsweise Einzelöfen.

Novelle 2021 - Neue Pflichten: Seit 1. Dezember 2021 müssen bei Neuausstattung fernablesbare Messgeräte installiert werden (§ 5 Absatz 2 HeizKV). Bestehende Anlagen sind bis Ende 2026 nachzurüsten. Bei fernablesbaren Geräten muss der Vermieter ab 1. Januar 2022 monatliche Verbrauchsinformationen bereitstellen (§ 6a HeizKV). Bei Verstößen gegen diese Informationspflichten steht dem Mieter ein Kürzungsrecht von 3 Prozent zu (§ 12 HeizKV).

Zusammenfassung

Betriebskosten unterliegen einem gesetzlich definierten Katalog umlagefähiger Positionen gemäß § 2 BetrKV. Die Umlage erfordert eine vertragliche Vereinbarung und muss innerhalb der gesetzlichen Frist von zwölf Monaten erfolgen. Mieter haben umfassende Prüfungs- und Einsichtsrechte gemäß § 259 BGB. Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Leerstandskosten sind nicht umlagefähig. Die ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung und die Einhaltung der Verteilerschlüssel sind essenzielle Voraussetzungen für die Geltendmachung von Nachforderungen.

Externe Ressourcen

Die vollständige Betriebskostenverordnung (BetrKV) sowie § 556 BGB zu Miete und Betriebskosten bieten detaillierte rechtliche Informationen.